Règlement intérieur

Ed. 23/06/2017 – Cette page fait partie du RI de l’ASC.

1       INTRODUCTION

1.1      Objet et applicabilité

Ce RI (Règlement Intérieur) complète les statuts de l’association (nommée ASC ci-après) pour en préciser les modalités d’application. A cet effet, il définit :
– les règles générales d’organisation et de fonctionnement de l’association.
– les conditions d’usage et de sécurité des installations et autres moyens mis à disposition.

Il est applicable aux adhérents de l’ASC, mais également aux visiteurs et utilisateurs des installations pour ce qui est des règles les concernant (notamment celles d’utilisation des moyens et de sécurité).
Il  est complété par les RI spécifiques à certaines sections (RI secondaires approuvés par le bureau de la section et le CD).

Toute modification du RI est immédiatement applicable. Seule l’AG de l’ASC a autorité pour contester une évolution ou une règle déjà ancienne.
Quiconque est en désaccord avec une règle du RI a l’obligation de la respecter ou d’éviter d’entrer son champ d’application (par exemple ne pas faire une sortie à vélo s’il refuse de porter un casque agréé, ne pas utiliser un moyen cogéré s’il refuse de participer à sa cogestion…), quitte à démissionner d’une section ou de l’ASC.

En cas de contradictions entre les différents textes applicables, la primauté documentaires est la suivantes : législation > Statuts  ASC > RI ASC > RI section.
Dans certains cas, d’autres texte peuvent s’appliquer : code du sport, règlementation d’une fédération, contrat avec un tiers… Si une difficulté devait apparaître à ce niveau, elle serait traitée par le CD en lien avec des juristes.

1.3      Glossaire

Les termes, abréviations et acronymes spécifiques utilisés dans les statuts, le RI et le site de l’association sont rappelés dans notre glossaire.

1.4      Gestion du RI

Le CD (Comité Directeur de l’ASC) établit, archive, et met à jour le RI (décision statutaire).
Les mises à jour sont faites selon les besoins d’évolution :

  1. de l’organisation et du fonctionnement de l’association, des installations et autres moyens mis à disposition.
  2. de ses interfaces et accords avec le CNES, le CE, d’autres partenaires et les fournisseurs de l’association.
  3. des lois et réglementations en vigueur.

Le RI est consultable via Internet sur le site Web de l’ASC qui sert ainsi de support de consultation et de diffusion.
Il est constitué de la présente page (http://asc-cnes.asso.fr/?page_id=11142) et des pages liées.

Toute section peut compléter le RI de l’ASC par un RI de section, en particulier pour préciser les droits et devoirs du bureau et des adhérents, notamment lorsque l’activité peut être confrontée à des textes règlementaires ou à des besoins de réservation payante.
Le RI de section doit préalablement être approuvé par le CD, l’accord étant tracé dans un CR de délibération du CD et notifié par courriel au bureau de la section.

Pour éviter toute ambiguïté avec l’ensemble des pages du site, toute page faisant partie du RI commence par une date d’édition et la mention « Cette page fait partie du RI » en précisant « de l’ASC » ou « de la section xyz ».
Le logiciel gérant le site permet de retrouver le contenu et la présentation d’une page à n’importe quelle date passée, sans altération possible de qui que ce soit au sein de l’ASC : ainsi le site constitue une référence suffisante et unique des RI applicables au sein de l’ASC.

Les pages utiles aux membres et futurs membres sont en accès public (visibles du monde entier, même avec un smartphone).
Les pages applicables aux différentes catégories de responsables sont plus nombreuses et plus techniques : elles sont en accès réservé à ces catégories (CD, CA, bureaux des sections) ; dans ce cas, une personne non autorisée (ou autorisée mais n’ayant pas fourni son code d’accès) ne verra pas la page mais obtiendra un message d’erreur du type « Not Found : Sorry, but you are looking for something that isn’t here ».

1.5      Documents de référence

DR1 : Statuts de l’association (Cf. lien plus haut).

DR2 : Convention du CIE du 19 mars 2015 (à demander au CE-CNES-CST).

2       Les adhésions

Règles d’adhésion à l’ASC (=> Qui, Comment, Types de membres,Validité et radiation, Coût et Caution, Protocole du « membre associé »…).
Règles d’adhésion et d’activité des enfants mineurs.
Règles d’adhésion à une section.

3       Les votes

Les votes en AG de l’association ou d’une section sont soumis aux règles suivantes :
– Vote par liste et à main levé, sauf demande contraire explicite d’au moins 1/4 des votants représentés.
– L’identification des personnes votant contre une décision soumise à vote est requise avec leur raison.
– En cas d’abstention de plus de 1/3 des votants, enregistrement des raisons majoritaires.

4       Les sections

Elles organisent de manière autonome, mais sous la supervision du CD qui lui délègue des budgets, l’essentiel activités de l’ASC.

Chaque section est organisée et fonctionne comme une association, sans en avoir la capacité juridique.
Ses responsables dirigent la section et rendent compte de leur gestion au CD (lui soumettent leur RI, leur comptes…), et pour partie aux adhérents de la section (bilan moral et financier…).

Les adhérents d’une section bénéficie des activités et moyens de la section. En échange, il s’engage à donner un peu de leur temps au fil de l’année pour la section, typiquement pour contribuer à la bonne marche des activités, à l’accueil et l’initiation des nouveaux, à l’entretien des moyens…

Règles particulières
Mise en place d’une nouvelle activité : extension ou création d’une section.
Gestion des sections : rôle, suppression, ressources.
Le bureau d’une section : composition, nomination, tâches.
L’AG de section : préparation, tenue, compte-rendu.

5       Fonctionnement général

L’association est animée par des bénévoles et met à disposition des adhérents des activités et des installations remarquables qu’il faut préserver.

Chaque adhérent s’engage à :
Faciliter les activités associatives, respecter les autres, prendre soin des biens que l’association met à sa disposition.
– Se comporter en « personne responsable », notamment dans le déroulement des activités, la recherche et l’application des mesures de sécurité, l’attention à porter aux associés.
donner un peu de temps pour la bonne marche de l’association au fil de l’année ; par exemple pour organiser une activité, nettoyer ou entretenir les matériels ou les locaux, créer une bonne ambiance…
– Ne laisser entrer dans les installation que des personnes autorisées (adhérents, équipe adverse…).
– Rappeler à l’ordre toute personne se comportant mal vis à vis des autres, de sa sécurité ou des installations et moyens.

En cas de comportement irresponsable d’un adhérent causant un dommage avéré à l’association (sa réputation, ses biens, etc.), le bureau de la section concernée ou le CD convoquera l’intéressé pour explication réciproque, et le cas échéant engagera à son encontre la procédure appropriée pour la réparation du dommage, et éventuellement pour son exclusion.

Utilisation des infrastructures 

Accès aux installations
L’accès en zone nord est d’abord soumis au droit d’entrer dans l’enceinte du CNES (accès géré par le CNES selon ses conditions).
– L’accès en zone sud (terrain et bâtiments) est géré par le CD qui délivre et programme des cartes d’accès, et maintient le système informatique de contrôle d’accès.

La carte électronique d’accès ASC (photo ci-après) est un modèle rare qu’il est impossible d’approvisionner à nouveau. Elle est donc très précieuse pour l’association, et chaque adhérent doit en prendre grand soin.
spécimen de carte électronique. ne peut être utilisé pour le contrôle d'accès

– Elle est délivrée uniquement sur demande justifiée. Le renouvellement d’une carte perdue nécessite un paiement de 16 €.
– Elle est affectée nominativement à une personne, et les droits d’accès associés à cette carte dépendent des activités pratiquées par cette personne (il n’y a pas de « carte famille »).
– L’accès à une zone particulière dépend de la qualité de membre à l’une des sections utilisatrices.
– Avec ou sans demande d’une section, le CD peut décider, pour raison disciplinaire, de restreindre les accès d’une personne.
– A partir de la mise en place des paiements par internet sur le site des adhésions (courant 2016) l’obtention de toute carte sera soumise au paiement d’une caution encaissée de 16 €. La caution sera rendue quand la carte sera rendue (dans un délai maximum de 30 jours ouvrés).

Règles générales
Responsabilités et règles d’utilisation des installations.
Règles de sécurité.
Règles d’utilisation spécifiques au hall, bar et BBQ.
Règles de réservation du hall, bar et BBQ.
Ascenseur du bâtiment culturel (règles d’utilisation, disposition sécuritaires…).

Alcool
– La consommation d’alcool est interdite dans toute les installations, sauf au bar, et cela dans les conditions précisées dans la page dédiée à l’utilisation du bar et du barbecue.
– Il est interdit de laisser entrer ou séjourner dans les zones ASC des personnes en état d’ivresse.

Autres règles

Frais des bénévoles
– Le CD ou le bureau d’une section, ou une personne désignée par l’un d’eux, peut engager sur ses derniers des dépenses pour la bonne marche de l’association.
– Le trésorier concerné procède au remboursement des frais autorisés sur présentation d’un justificatif respectant les conditions affichées sur le site de l’association.
– Sur demande explicite du CD, le rapport financier de la section présenté à l’AG ordinaire, devra présenter par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement, de fourniture, ou autres.

Autres dispositions
Affiliations et partenariats.

6       Règles applicables aux responsables

Comme tout adhérent, les responsables au sein de l’ASC doivent respecter les règles générales de l’ASC.

Règles supplémentaires
– Les responsables de section doivent en outre respecter des règles accessibles via la page « Infos pratiques pour les bureaux » (qui présente aussi des liens vers des pages d’aide à l’exercice des responsabilités).
– Le président de l’ASC peut désigner à la banque un délégataire de son choix pour la gestion courante des comptes bancaires de l’ASC. Le président et le délégataire ont pleine responsabilité civile et pénale. Le délégataire peut fermer /ouvrir / renommer un compte, autoriser ou supprimer un trésorier, et effectuer toute autre tâche précisée dans la note de délégation transmise à la banque.

Remerciement des responsables
– Les membres du CD et des bureaux de section effectivement actifs bénéficient de réduction sur les coûts d’adhésion à l’association, aux sections et activités qu’ils organisent ou animent, en remerciement du temps qu’ils donnent à l’association.
– Ces réductions ne sont consenties qu’en cas d’activité effective ; ainsi un membre démissionnant au bout de quelques semaines ou ne participant pas vraiment à l’animation de la section, n’a droit à aucune réduction.
– Sauf disposition spécifique différentes dans le RI de l’ASC ou d’une section, selon le cas, les réductions sont fixées à 50 % pour l’adhésion et les activités collectives ordinaires.
– Les membres du CD sont dispensés de cotisation d’adhésion à l’ASC et à la Médiathèque.
– Le CD peut, par décision, décider des réductions pour des cas particuliers au sein des bénévoles animant des activités sections ou similaire, mais ne peut s’accorder d’avantage (cela relevant de l’AG).
– La réduction ou la dispense de cotisation n’abroge pas les autres règles  (par exemple devoir d’inscription, amendes en cas de retard…).

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Historique des évolutions
2017.06.23 : prise en compte des avantages CD votés en AG.
2016.02.05 : précision concernant l’adhésion et l’activité des enfants mineurs.
2016.01.23 : restructuration de la page et du site, ajout de nombreux liens vers d’autres pages du RI.
2015.12.24 : ajout de la note sur l’alcool et du lien qui permet d’accéder aux précisions utiles.
2015 été : report progressif du RI dans les pages du site.

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