Déclaration d’anomalies ou demande de travaux

Ed. 1 du 08/11/2017
Cette page fait partie du RI de l’ASC

1. Généralités pour adresser une demande

Sauf urgence, toute demande doit être écrite et transmise sous la forme d’un e-mail comme ceci :
– mail adressé au bon destinataire (cf. chapitres suivants).
– copie au Comite-directeur s’il n’est pas le destinataire : infras@asc-cnes.asso.fr.
– titre clair : ASC> nature de la demande
– informations suffisantes dans le corps du mail, schéma photo ou détails dans une pièce jointe.

Exemple de mail

From : …
To : infras@asc-cnes.asso.fr
Title : ASC> verbe + objetJe vous prie de prendre en compte le besoin suivant :Où :   ASC / Bâtiment  (culturel, gymnase) / Local (étage, n° de pièce)

Quoi :        réparer, déboucher, remplacer, fixer, faire…
Après (ceci) la configuration des lieux devra être …

Quand ou urgence.  Exemples :
– Préavis nécessaire de : …
– Intervention : aux prochaines vacances scolaires ; n’importe quand sauf… tlj/les mardis entre 11h30 et 14 h.

Remarques utiles. Exemples :
– Particularités du travail à faire ou du résultat à obtenir.
– Besoins d’être accompagné par ___ pour telle raison (localisation, préciser détails, vérifier…).
– Documents joints (titre, édition).

En cas d’urgence (description au chapitre 4 des règles d’utilisation des infrastructures) appeler le 10.

2. Pour signaler une anomalie

2.1 D’abord caractériser l’anomalie
– Quelle est sa nature ? Son importance (débit d’eau, nombre d’usagers concernés, etc.) ? Où est-elle (bâtiment et pièce) ? Quand (avant / après/ maintenant) cela s’est-il produit et l’effet continue t-il ? Etc.
– Y a t-il une cause visible ? Par exemple :
* avant de déclarer que le chauffage ne marche, voir si quelqu’un a en fait mis son thermostat à zéro.
* telle porte ferme mal parce qu’elle est mal réglée ou que sa serrure a été forcée ?

2.2 Puis si besoin, la déclarer. Pour cela :
– Respecter le chapitre précédent.
– Choisir le bon destinataire :
a) En général : infras@asc-cnes.asso.fr.
b) « Support Fonctionnement »  (Fonctionnement.Support@cnes.fr) s’il s’agit d’un problème urgent au niveau de l’énergie, des fluides, des infrastructures. En cas de problème très urgent (grosse fuite d’eau, coupure électrique générale…)  appeler le 10 avec un poste fixe au sein du CNES ou de l’ASC.
c) Les responsables ASC concernés s’il s’agit d’un équipement ASC (bureau de la section concernée, sinon CD).

3. Pour demander des travaux

1/ Processus général
– Envoyer au CD (« ASC Comité-Directeur » (Comite-directeur.ASC@cnes.fr) un mail qui précise le besoin.
– Le CD décide de la suite à donner en fonction de la pertinence globale du besoin, et de la nature du travail.
– Un chantier non simplissime devra être précisé et nécessitera donc de disposer d’un Responsable d’Affaire (RA).
– Le RA élaborera le Cahier des Charges (CdC) avec toutes les parties concernées (notamment les bureaux des sections impactées).
– Au  vu du CdC, d’éventuels devis, et de tous autres éléments utiles, le CD décide ou non de lancer les travaux, et si oui,  qui fera quoi . Il fait alors une demande au CNES conformément au protocole entre l’ASC et le CNES.
– Si le CNES est concerné par les travaux, le service en charge des infrastructures ouvrira une PM, qui après instruction nécessitera une décision conjointe CNES et ASC pour lancer effectivement les travaux.
– Le RA assure (la réalisation ou) la surveillance des travaux, puis leur recette du point de vue ASC.
– En fin de travaux, le RA cosignera le PV de recette qui devra confirmer que le besoin est satisfait et indiquer les éventuelles réserves.
– Au vu du PV de recette, le CD déclenche les paiements (partiels ou en totalité).

2/ Expression du besoin : le CdC
Son but est de clarifier pour soi même puis le réalisateur ce qu’est le besoin à couvrir et le résultat à obtenir.
Il sera la référence pour accepter ou refuser la réalisation effectuée.
Il doit :
– définir le service qui doit être rendu (le quoi, pas le comment), à qui, pourquoi, où, par où, quand…
– différencier ce qui est est nécessaire de ce qui est souhaitable.
S’attacher à la vision fonctionnelle, pas à la solution (le comment, avec quel appareil…) puisque celle-ci relèvera des services techniques.
Pour éviter toute ambiguïté, fournir un plan de localisation.
L’endroit précis où (ne pas) mettre un appareil peut relever du besoin : dans ce cas, fournir un plan d’implantation.
Veiller à rester clair et simple dans ses besoins et leur description (sans jargon), mais très précis sur le résultat à obtenir et les effets collatéraux à ne pas subir (sinon, ceux qui font les travaux cherchant plus à simplifier leur travail plus qu’à satisfaire des besoins non exprimés, les surprises seront au rendez-vous).

Trame typique d’une expression de besoin destinée à DNO/ET

1 : OBJECTIFS
Objectifs
: enjeux et gains attendus (‘activité, charges, optimisation des coûts…).
Impératifs temporels et la planification à envisager.
Impératif ERP : respect des dispositions applicables aux ERP de (notre classement).
Justification : points faibles de l’existant qui conduisent aux nouveaux besoins.
2 : ACTEURS CONCERNES
Identifier les sections / acteurs / usagers… concernés par la modification.
Nombre et type de personnes concernées
Taux d’occupation des locaux
3 : TEXTES DE REFERENCE
Textes réglementaires, décisions, notes… à l’origine de la demande ou la concernant.
Joindre une copie des documents principaux.
4 : POINTS RESTANT OUVERTS
Lors de la rédaction de l’expression des besoins, il peut rester des points non encore traités ou en attente de décision. Ces points doivent être listés et numérotés pour s’y référer plus facilement.
5 : CARACTÉRISTIQUES ATTENDUES (liste non exhaustive)
Supprimer ce qui est hors sujet, mais pas ce qui pourrait entrer dans le champ des travaux (notamment les chapitres).5.1. INFRASTRUCTURE
_ Surface et signalétique nécessaires.
_ Type de locaux prévus / à modifier (bureaux, stockage…) et caractéristiques principales.
_ Zonage et liens fonctionnels avec les autres locaux / bâtiments existants
_ Spécificité des cloisons mises en places (hauteur, isolation acoustique, pleines, vitrées…)
_ Mobilier (plan de travail, rangement…), sièges (fauteuils, chaises…)
_ Type de modules (dimension, configuration des étagères, profondeur…)
5.2. FONCTIONNEMENT
_ Fonctionnement 24h / 24
_ Taux de disponibilité de la fonction
_ Contraintes opérationnelles
_ Nombre d’occupants amenés à être présents simultanément
_ Pas d’interruption d’activité pendant les travaux
_ Créneaux souhaités pour les déménagements et les aménagements
_ Procédure de contrôle des installations mises en place (Modalités de Qualification Opérationnelle).
_ …

5.3. CLIMATISATION
_ Conditions de température, d’hygrométrie, de CO2…
_ Puissance totale des équipements installés / prévus
_ Puissance thermique dissipée prévisible / imposée…
_ Redondance
_ …

5.4. COURANTS FORTS
_ Contrainte d’éclairage, de chauffage, d’aération (type, puissance…)
_ Type d’énergie (EHQ, secourue, normale…)
_ …

5.5. EQUIPEMENTS EN PLACE ET A INSTALLER
_ Type d’équipement (baie, unité de calcul, outillage…)
_ Contraintes de positionnement et de disposition (équipements collés entre eux, zone de circulation en périphérie…)
_ Poids
_ Schéma (de proposition / d’interdiction) d’implantation
_ Dimensions et encombrement (prise en compte de l’ouverture de portes ou fenêtres)
_ Type de support (posés au sol, sur pieds…) et hauteur.
_ Puissance électrique consommée et type d’énergie (normale, secourue…)
_ Nombre et type d’alimentations (câbles en attente, prises de courant…)
_ Puissance dissipée
_ …

5.6. COURANTS FAIBLES
_ Réseau informatique
_ Réseau téléphonie
_ Réseau sono / vidéo
_ …

5.7. AUTRES RESEAUX
_ Eau froide / eau chaude
_ …

5.8. SURETE / SECURITE
_ Présence / utilisation de matériaux dangereux
_ Classification

====================
Historique des évolutions
2017/11/08 : ajout du besoin de caractériser une anomalie.
2017/10/04 : précision sur le processus.
2017/01/12 : ajout de l’exigence ERP.
2016/04/15 : création de la page.

La rédaction des commentaires est inhibée.