Note de frais d’un adhérent

Ed. 2017/02/27
Cette page fait partie du RI de l’ASC

Principes

Le remboursement est autorisé si toutes les conditions suivantes sont respectées :
– les frais correspondent à des dépenses réelles et justifiées.
– ils ont été engagés pour servir l’ASC, et avec l’accord du bureau.
– l’intéressé a remis une demande écrite signée avec les indications et justifications requises (un ticket de caisse peut donc compléter une demande mais ne peut pas en tenir lieu).

Rappels
– L’ indemnisation peut exceptionnellement revêtir un caractère forfaitaire si l’approximation par rapport aux frais réels est suffisante (cas notamment pour les indemnités kilométriques).
– Les sommes remboursées aux bénévoles ne sont pas imposables au titre de l’impôt sur le revenu.
– L’association doit conserver les pièces justificatives et, le cas échéant, les éléments permettant de reconstituer avec une approximation suffisante les frais exposés (convocations, compte rendus, etc).

Forme de la note de frais

La demande peut être manuscrite sur papier libre, mais elle doit :
– indiquer de manière claire les informations attendues (qui pour qui, quoi, quand, combien…).
– être transmise au format PDF (merci d’alléger le travail des trésoriers).
– contenir toutes les informations et pièces justificatives nécessaires
(rappel : l’utilitaire gratuit PDFsam permet d’assembler en 1 minute plusieurs fichiers PDF).

Exemple :

Note de frais

Je, sous-signé, <prénom NOM>,
demande le remboursement des frais que j’ai  engagé pour le compte de
l’ASC-CNES-CST section <nom section>.
Ceux-ci s’élève au montant total de  <montant> €
et correspondent aux dépenses suivantes :
– Description du 1er poste
– Description du 2ième poste ; Cf facture <identification> ci-jointe.
– Etc.
(mettre autant de postes qu’il y a eu de frais, en précisant pour chacun les informations justificatives vérifiables :
montant, date, objet (prestation, produits et quantité, trajet…)
et la référence de l’annexe justifiant la dépense
).

Fait le <date> à <lieu>
<visa du demandeur>

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