Journal : traitement d’opérations particulières

Ed.  27/02/2017
Cette page indique comment traiter certaines opérations dans le journal.

1. Fonds appelés ou recette prévue
Si le trésorier indique dans le journal, l’appel de fonds dès son émission (bon réflexe pour s’en souvenir), ou une recette attendue comme une ou plusieurs subventions ou recette effective, il est conseillé de mettre un montant nul et d’indiquer le montant dans le commentaire. Ainsi le crédit est enregistré mais pas comptabilisé, ce qui évite de mettre le compte en banque dans le rouge (comme de nombreux novices le font) si le virement prend du temps. Quand le virement aura été fait, mettre le journal à jour (mettre le montant réellement crédité, et supprimer la remarque « en attente »).

2. Dépense provisionnée
Parfois on engage une dépense à une date donnée alors que le paiement ne sera effectif que bien plus tard. Si la dépense est inéluctable, il est conseillé de la noter dès son engagement, avec son montant estimé ou connu, en indiquant explicitement en remarque que c’est une PROVISION.

3. Dépense ne rentrant pas  dans l’objet de la section
Paiement de la dépense par la ventilation Autre.
Remboursement par Participation adhérent « autre« ..

4. Correction d’une écriture

Si l’opération concernée n’a pas impacté et n’impactera pas le compte en banque, il suffit de mettre son montant à zéro, de vider les cellules inutiles, et de mettre en commentaire justifiant l’effacement.

Si l’opération concernée a impacté ou va impacter le compte en banque
Règles :
– Laisser l’écriture telle qu’elle est (un Relevé Bancaire la fera apparaître).
– Ajouter une écriture de correction portant sur le même objet et le même tiers.
– Le montant corrigé apparaît dans la même colonne (débit ou crédit) que l’écriture à corriger, mais avec une valeur négative (c’est le seul cas où un montant négatif est admis dans le journal).
Exemple :
J’ai fait un chèque indu, mais il a été encaissé. J’obtiens un remboursement. Le compte bancaire fera apparaître un débit puis un crédit.
Dans le journal, pour ne pas augmenter artificiellement les produits et charges des activités, je j’indique le remboursement en débit (éventuellement avec le même n° de Pièce Comptable si je peux l’enrichir), mais avec un montant négatif qui annule bien le montant initialement payé.

5. Décomposition d’une opération bancaire en plusieurs lignes journal
Normalement il doit y avoir identité entre une ligne du journal de compte et une ligne du relevé bancaire.
Parfois, il peut être judicieux de s’écarter de cette règle, par exemple :
– pour affecter une subvention du CD à différents budgets (toutes auront le même n° d’opération, et la somme des montant sera égal au virement).
NB: généralement  le trésorier du CD fait autant de virements qu’il y a de budgets à allimenter par une même DF.
– pour décomposer une remise de chèque en liste de participations d’adhérents.
– parce qu’un fournisseur fait un prélèvement unique pour les achats effectués le trimestre précédent.
Dans ce cas, le trésorier pourra recourir à l’une des techniques suivantes (ou en proposer une autre au CD) :
– indiquer une ligne à montant nul avec un commentaire indiquant la somme effective, et les lignes suivantes indiquant les valeurs ventilées.
– enregistrer une ligne portant le débit ou le crédit constaté sur le compte bancaire, puis la faire suivre de lignes avec un débit ou crédit nul mais indiquant la décomposition selon les tiers.
Dans les 2 cas, l’utilisation du commentaire de rapprochement est obligatoire pour définir le périmètre exact du regroupement.

6. Gestion du liquide
Pour les sections recevant des paiements en liquide, le trésorier devra tenir un journal de caisse (typiquement via le logiciel de gestion des prêts), et virer périodiquement l’argent sur le compte en banque en ne gardant en caisse que ce qui est utile pour rendre la monnaie.
Les remises de liquide sont alors notées dans le journal et constaté sur les Relevés Bancaires.

7. Gestion des animateurs
L’ASC veut suivre le montant précis des dépenses en matières d’animateurs.
Les dépenses d’animateurs sont subventionnées par le CD via le budget de fonctionnement (augmenté autant que de besoin).
L’achat d’une prestations d’animateurs est à imputer sur la ventilation « Dépense animateur« .
Ces dépenses grèvent le budget de fonctionnement d’autant (et donc le « reste disponible » d’autant).
La participation des adhérents à la dépense des animateurs peut se faire, au choix du bureau de la section,
– soit à travers sa participation au fonctionnement (ce qui ne permet pas un suivi fin),
– soit une participation spécifique (qui permet de mieux suivre le recouvrement de son financement). Par exemple, quand certains adhérents bénéficient des services d’un animateur et d’autres non, la section peut appeler une participation des premiers dédiée à cet animateur en sus de la participation au fonctionnement commun.

8. Avoirs adhérents
Dans certaines sections, les adhérents confient de l’argent à la section pour financer leurs activités personnelles ultérieures (ex : provision pour l’inscription à diverses courses à pied durant l’année sportive, ou acompte pour l’inscription à un Raid ou à l’Ariane’s cup de l’année suivante, etc.). Cette activité pourra se dérouler de manière groupée en une fois (eg Raid) ou en plusieurs fois à un rythme très différents selon les personnes (un coureur peut s’inscrire à peu de courses, alors qu’un autre pourra faire plusieurs courses chaque mois).
Dans ce cas, la section peut se retrouver en fin d’année civile avec une somme importante non consommée qui ne doit pas grossir le reliquat budgétaire (car elle serait alors déduite de la subvention de l’année suivante, étant considérée comme un résultat budgétaire positif sans affectation).
Pour cela, la section peut utiliser le mécanisme des Avoirs Adhérents qui fonctionne ainsi :
Encaissements : se font naturellement dans le journal et dans le compte en banque. Ils enrichissent le compte en banque comme toute recette, mais dans le journal du Fichier de Gestion, ils sont affectés à « Avoirs adhérents » (et non à « Participation Adhérent au Fonctionnement »).
Dépenses : la consommation des avoirs se fait naturellement à travers une dépense de la section qui impacte le compte bancaire (débit), et qui est tracées dans le journal du Fichier de Gestion en tant que Dépense de Fonctionnement, d’Animateur ou de Transport (ex : la section paie une inscription pour un ensemble de coureurs ou de bateaux…).
Le trésorier indique alors dans le journal (cellule Commentaire) que tout ou partie de la dépense correspond à une consommation d’Avoir, laquelle est détaillée dans la feuille Avoirs.
Feuille Avoir : le trésorier doit ajouter une feuille « Avoir » au Fichier de Gestion, et y gérer les apports et consommations de chaque adhérent concerné (de manière groupée ou individuelle selon le besoin).
Résultat budgétaire : il n’est pas augmenté des Avoirs reçus (contrairement aux autres recettes) afin de ne pas être déduit l’année suivante du montant à verser au titre de la subvention de fonctionnement.
En fin d’exercice :  le trésorier indique au bilan la consommation réelle des Avoirs qu’il avait reçus (montant issu de la feuille Avoir) ; ce montant n’ayant plus à être défalqué du reliquat budgétaire, celui-ci augmente d’autant (compensé par les dépenses de fonctionnement, mais avec une désynchronisation plus ou moins forte).
Remarques
– Ce mécanisme ne doit pas être utilisé pour tenter une gestion par année scolaire au sein d’un exercice civile ; répartir les chèques des adhérents est alors une bien meilleure méthode pour le comptable et pour les adhérents : soit en encaisser une partie seulement au prorata du besoin, soit recevoir au moins 2 chèques de chacun, l’un pour le dernier trimestre de l’année, l’autre pour le semestre suivant (qui ne sera encaissé qu’en début d’année suivante).
– Le CD est favorable pour étudier avec les sections qui le souhaiteraient, une évolution du mécanisme des Avoirs afin d’en étendre le domaine d’évolution (par exemple par l’ajout des transactions de consommation s’il y avait suffisamment de besoin pour cela).

9. Fonds de roulement
Dans quel cas utiliser un FdR

Une section qui a fréquemment besoin de liquidités pour réserver des activités sans pouvoir encore les financer à l’aide des adhérents (réservation d’un week-end de ski avant d’ouvrir les inscriptions) peut obtenir du CD une somme incrémentant le compte en banque de la section, de manière à ce qu’il ne risque pas de tomber dans le rouge.
Cette somme, appelée Fonds de Roulement (FdR) dans notre Fichier de Gestion est un prêt pluriannuel du CD qui donne une facilité de paiement pour la section, pas une subvention à consommer par la section (à un moment ou l’autre, le solde bancaire de la section pourra approcher de zéro, puis devra revenir au-dessus du niveau du fonds de roulement).
Exclusion – Si la dépense est forte ou ponctuelle, plutôt que d’enrichir à vie le banquier (le compte de la section étant continuellement augmenté du FdR), le CD fera un prêt temporaire à la section, charge à celle-ci de lui rendre ensuite dès que possible (eg Raid exceptionnel à l’étranger).
Comment faire
Pour augmenter (ou obtenir) un FdR :
Normalement, la mise en place ou l’augmentation d’un FdR fait l’objet d’une discussion avec le CD puis d’une ligne dédiée dans la demande budgétaire.  Ensuite :
– Faire une Demande de Fonds au CD, en utilisant la ligne « Fonds de roulement ».
– Le CD fait un virement de la somme convenue, sur le compte bancaire de la section.
– Dans le Journal du Fichier de gestion, la somme reçue (créditée sur le compte bancaire) doit être imputée à la ventilation « Fonds roulement : augmentation ».
Ce crédit affecte le compte bancaire mais pas les recettes de la section donc pas le Résultat de l’exercice ; seule la ligne FdR du bilan et le niveau calculé du compte bancaire sont impactés (à la hausse évidemment).
Pour diminuer (ou rendre) un FdR :
– Faire un virement (de préférence, car la pièce comptable sera facile à obtenir) ou un chèque au CD (avec une note explicative).
– Dans le Journal du Fichier de gestion, la somme débitée doit être imputée à « Fond roult : diminution ».
Ce débit affecte le compte bancaire mais pas les dépenses de la section, donc pas le Résultat de l’exercice ; seule la ligne FdR du Bilan et le niveau calculé du compte bancaire sont impactés (à la baisse évidemment).

=======================
Historique des modifications
2017/02/27 : création de la page.

La rédaction des commentaires est inhibée.