Participation financière aux transports

Ed.4,  le 09/04/2017

De nombreuses activités nécessitent des transports (par exemple prendre des voitures pour aller randonner, photographier, faire du kayak dans l’Ariège…).

Ceux-ci doivent être pris en charge par les participants, mais l’ASC peut participer financièrement dans les conditions suivantes.

Principes déterminant la participation ASC
Ed. 1 du 15 octobre 2015

Objectif
Aider les sections, dont les activités requièrent des coûts de transports importants par rapport aux coûts de l’activité elle-même.

Rappel des principes budgétaires généraux
– Le CE donne annuellement une subvention à l’ASC.
– Cette subvention est globale et gérée par le CD : une partie est gardée pour financer les dépenses générales, l’autre distribuée aux sections selon 4 postes budgétaires distincts, parmi lesquels le Transport.
– Les sections ne peuvent financer leurs transports qu’à hauteur du budget transport qui leur a été alloué par le CD (cloisonnement des différents postes budgétaires).

Règles de participation aux transports

Le CD de l’ASC :
Octroie un budget transport, lors de l’arbitrage budgétaire habituel, aux sections qui ont fait une demande justifiée.
Le budget délégué à chaque section tient compte du budget total reçu du CE, de l’activité prévue, du fait que le transport représente un coût significatif par rapport à l’activité prévue, de la clarté de gestion.
Contrôle l’utilisation du budget à l’occasion de la rencontre annuelle (avec vérification de la comptabilité), et si besoin, au cas par cas.

La section subventionnée :
– Précise dans sa demande budgétaire annuelle les transports et les activités pour lesquels elle souhaite une participation ASC.
– Indique dans le bilan d’activité annuel : la date, le nom des participants, le transport (moyen, trajet, kilométrage…), l’activité réalisée.
– Indique dans le journal comptable le coût des transports effectués en consommant du budget transport (rubrique Transport du livre de comptes) et l’identification de l’activité correspondante (telle qu’inscrite dans le bilan d’activité).
– Archive les pièces justificatives adéquates (tickets de péage, facture loueur…) et le détail des remboursements effectués (à qui, quel montant…), et les gardent au moins 5 ans (obligation légale).
– Informe le CD, et ne peut réaffecter son budget, en cas d’activité non réalisée (seul le CD peut décider de la réutilisation au sein de la section ou de l’ASC).

Conditions de la participation ASC :
– Un transport est subventionnable quand il s’agit d’une sortie collective de la section, donc ouverte au plus grand nombre et de fait réalisée avec un nombre significatif de personnes (arbitré par le CD au même titre que l’ensemble des subventions).
– La participation nominale de l’ASC est de 30 % du coût du transport (à hauteur maximum de la subvention octroyée), mais la section, en accord avec le CD, peut la majorer ou minorer en fonction de l’intérêt apporté à chaque activité (initiation, aspect exceptionnel…).
– Un transport ne peut pas faire l’objet d’une participation simultanée de l’ASC et du CE.

Rappel : la section doit veiller à être « consommatrice » et non « organisatrice » de transport. Mais, de fait, elle endosse une responsabilité.

Annexe : modalités pratiques
Ed.3, le 09/04/2017

Prise en compte des péages et des kilomètres
Participation ASC = 30 % (coût des péages) + 30 % (coût forfaitaire de la distance).
– Le coût des péages est celui des facturettes récupérées.
– Le coût forfaitaire de la distance s’applique uniquement à un véhicule personnel et est calculé ainsi : (nombre de km) x (0.15 €/km) où le kilométrage retenu est celui donné par une application comme Mappy, ou dans des circonstances justifiées, celui relevé sur le compteur par le chauffeur.

Rappel sur les responsabilités liées aux transports
Autant que faire se peut, choisir des transporteurs professionnels reconnus, car ainsi :
– le transporteur a une responsabilité de résultat.
– l’ASC a uniquement une responsabilité de moyen… à condition de choisir des transporteurs sérieux et d’avoir un contrat écrit et clair avec eux !
Pour plus de détail, voir la page Responsabilité des dirigeants.

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Historique des modifications
2017/04/07 : Ajout de la formule dans l’annexe et du paragraphe sur la responsabilité.
2015.11.12 : Ajout de l’annexe « prise en compte des kilomètres ».

2012.10.15 : Version acceptée en CA (après accord de principe du CE).

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