Rôle et ressources du trésorier de section

Ed. 19/03/2017
Cette page fait partie du Règlement Intérieur de l’ASC
(CB = Carte Bancaire, RB = Relevé Bancaire, FdG = Fichier de Gestion de la section)

Rôle nominal du trésorier

Demander les subventions au CD (formulaire « Demande de Fonds ») et certaines participations aux adhérents.
Vérifier la recevabilité des justificatifs de recettes et dépenses (en particulier les notes de frais et les  factures).
Encaisser les recettes : cotisations par chèque (la remise de chèque peut se faire dans n’importe quelle agence LCL) ou CB et virement (se fait directement sur le compte de la section), autres participations d’adhérents, subventions, ventes de stock, remboursements de fournisseurs…
Payer  contre justificatif recevable : prestation d’un professeur, achat de matériel ou fournitures, etc. Selon la section ou la personne, le paiement peut se faire par chèque, CB, ou virement.
Tenir à jour les comptes : enregistrer rigoureusement les dépenses et recettes dans le journal du FdG. Le faire au jour le jour ou hebdomadairement.
Numéroter et archiver les pièces comptables. Tout doit être sous forme électronique. Si une facture est sous forme papier, avant de la scanner, y indiquer la date et le moyen de paiement, et son n° de pièce comptable.
Vérifier les comptes… et le compte bancaire. En particulier :
a) Faire un rapprochement bancaire et vérifier les opérations effectives et leurs montants.
b) Vérifier que le solde bancaire permet d’effectuer les dépenses prévues.
Etablir le bilan financier de l’exercice et le présenter aux adhérents au cours de l’AG annuelle (puis si besoin, au CD au cours de la rencontre annuelle).
Transmettre au CD les comptes de l’exercice clos (en janvier ou au moins 3 j ouvrés avant la rencontre) : FdG, RB, pièces comptables.

Besoin de vigilance des trésoriers

Outre sa gestion quotidienne ou hebdomadaire, ou au moins mensuelle, des comptes, le trésorier doit également faire attention aux :
oublis d’enregistrement d’opérations (le président de section a pu oublier de signaler qu’il a fait un chèque…).
retraits ou paiements indus (par CB ou virements). En général on constate chaque année entre 4 et 8 problèmes sur l’ensemble des sections : retrait frauduleux, frais bancaires injustifiés que la banque tente parfois de retenir sur telle ou telle section, retraits que la banque effectue sur notre compte en lieu et place d’un autre client, virements erronés…
retraits effectués en doubles (oui cela se voit parfois !).
– risques de découvert bancaire (la section ne doit engager une dépense que si elle a les ressources suffisantes pour la financer à temps).

A cette fin, le trésorier  doit faire un rapprochement bancaire périodique (en général mensuel, ou trimestriel pour les sections ayant peu d’écritures) :
Télécharger le(s) RB (Relevés Bancaires) sur le site de la banque
Vérifier la correspondance entre le(s) RB et le journal du FdG : chèques crédités et débités, ceux restant à encaisser, autres mouvements (virements, commissions bancaires…). Pointer sur le journal et le RB les opérations effectuées afin de vérifier qu’il n’y a rien d’inexpliqué.
Comparer le solde bancaire effectif et celui calculé par le FdG. Outre la confiance que cela donne en la complétude et la justesse des opérations, cela permet de vérifier ou d’ajuster la capacité financière de la section à faire face aux dépenses à engager.

Classement des justificatifs bancaires
– Les RB et le récapitulatif des frais bancaires sont à ranger dans un répertoire distinct des Pièces Comptables (éléments justifiants une dépense ou recette de la section).
– Au moment de clôture de l’exercice, ce répertoire fera l’objet d’un zip dédié.
– Le nom du fichier de tout RB doit commencer par le n° du RB (indiquée en ht).

Ressources à utiliser

Fichiers de travail pour l’année 2017 :
Fichier de Gestion des comptes V2017.
Demande de fonds 2017.

Pages applicables du site
Banque, comptes, accès
– Autorisation bancaires et responsabilités
Règles comptables ; Comptes bancaires.
Règles budgétairesRègles pour acheter et payer.
Gestion analytique des activités.
Note de frais d’un adhérent.
Le fichier de gestion ;
Enregistrer une dépense ou recette ; Opérations particulières.
Règles de participation aux transports ASC.
Règles de participations diverses.
– Utiliser une CB de l’ASC.
– Paiement adhérent avec sa CB via Internet.

Autres ressources intéressantes
– Compte rendu de la réunion avec les sections pour améliorer le livre de compte (18/12/2013).
Ordre de grandeur des recettes et dépenses de l’ASC.

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Historique des évolutions de cette page

2017.03.19 : amélioration de la clarté du texte.
2017.02.28 : ajout de la page « Gestion analytique des activités »,
et ajout des fichiers de travail à télécharger.
2017.02.27 : ajout page « Opérations particulières ».

2017.02.26 : ajout page dédiée aux notes de frais.
2016.06.25 : retouches de forme.
2016.05.16 : ajout du lien vers le nouveau fichier de gestion.
2016.03.17 : ajout de plusieurs ressources.
2016.01.22 : changement de nom, ajout du rôle du trésorier et de ressources.

2014.04.27 : changement de nom, car suppression des règles comptables et budgétaires déportées dans des pages filles dédiées et complétées.
2014.02.11 : précision sur la recevabilité des Pièces Comptables Justificatives, le Fichier de Gestion, les 4 budgets.
2013.12.18 : renommage de la page, ajout des règles générales, et déport des informations de budget dans une page dédiée.
2013.03 et 04 :  déport dans une page dédiée des informations concernant les comptes en banque, ajout de précisions diverses.
2013.02.16 : ajout de compléments (chapitre « Ordre de grandeur du volume financier de l’ASC », les 3 types de budget).
2012.12.01 : version initiale sous le nom « Règles comptables et budgétaires ».

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