Rencontre annuelle de chaque section avec le CD

Ed. 22/02/2017

But
Examiner le fonctionnement de la section : bilan de l’année écoulée (activités, effectifs, comptes…), difficultés de fonctionnement, prévisions pour la nouvelle année, changements d’orientation souhaitables…

Pourquoi
Assurer le bon fonctionnement de l’association et de la section (aspects préventifs et correctifs, et orientations éventuelles).

Qui
– Quelques membres du CD.
– Les principaux responsables de la section : président, trésorier, secrétaire, représentant de chaque activité notable.

Quand
De mi janvier à début mars, pendant 45 minutes.
Forcément après la tenue de l’AG de la section (qui en examine le bilan moral et les comptes) et la publication du CR d’AG.
La date est fixée par le CD dans un tableau publié (la section peut échanger son créneau avec une autre en informant le CD).
A 12h30 ou 13h15 ou 17 h15 ou 18h dans une salle du CST (ou exceptionnellement en zone ASC sud le soir sur demande section).

Préparation
Transmettre par mail au CD pour la fin du mois de janvier, ou au moins 3 jours ouvrés avant la rencontre :
– Le CR de l’AG (il doit comporter les éléments importants de l’activité écoulée et ceux prévus l’année suivante concernant l’activité et ses comptes, ainsi que l’approbation du bilan moral et financier ou les auteurs et raisons des éventuels désaccords).
– Le livre de comptes clôturé au 31 décembre (impérativement dans la version millésimée applicable à l’exercice concerné).
– les relevés bancaires de l’année écoulée (1 PDF global contenant tous les RB par ordre chronologique, ou 1 fichier ZIP contenant les RB de l’exercice clos ayant pour nom, ou préfixe de nom, le n° du RB).
– Les pièces comptables sous la forme d’un fichier archive pour l’année, ou de n fichiers dont le nom doit être, ou doit commencer par, l’identifiant de la PC noté dans le n° d’Opération du journal.
– La demande budgétaire pour la nouvelle année : feuille spéciale du fichier des gestion (incluant le livre de comptes).
– L’inventaire (fichiers spécifiques ou feuilles dédiées du fichier de gestion, contenant l’inventaire des biens matériels et immatériels de la section).
– La liste des adhérents à la section, conformément aux règles indiquées dans notre site (extraction du site des adhésions ou registre section dans le fichier de gestion ou un fichier Excel dédié).
Contribution au bilan moral de l’ASC : un texte de 6 à 20 lignes résumant l’activité conduite par la section durant l’exercice et  l’effectif concerné, l’illustrant si utile d’une photo (< 60 ko) rappelant un évènement fort de l’année écoulée ou caractérisant l’activité type de la section, un mot sur l’année qui commence.

Tenue de la réunion
* Etre à l’heure.
* La section apporte :
Nécessairement la totalité des PJ (pièces justificatives) de la comptabilité de l’exercice écoulé (typiquement les factures originales et les relevés bancaires, les suivi de variations d’avoir ou de stock, etc.).
Eventuellement une copie papier de tout ou partie des éléments suivants :
. Fiche synoptique ; CR d’AG ; Inventaire ; Demande budgétaire ; Liste des adhérents
. Livre de compte et état budgétaire (journal, suivi et bilan budgétaire).
* La section présente de manière concise les points majeurs concernant :
– Le bilan moral et financier de l’exercice (réussites et échecs), l’effectif, les difficultés rencontrées, les besoins d’aide…
– Les prévisions pour l’année qui s’ouvre (en particulier les changements et les manifestations exceptionnelles…).
– Les demandes budgétaires correspondantes (précises, justifiées, priorisées si utile).
* Le CD examine l’activité, ses conditions, la gestion financière, les besoins ; il fait part de ses remarques, affecte des actions, prend des notes archivée au sein du CD pour rendre compte à toute requête et servir à définir la dotation budgétaire.

Historique des évolutions de la page
– 2017/02/22 : les pièces comptables 2017 doivent être transmises.
– 2016.01.20 : précision sur la participation au bilan moral de l’ASC, et le pourquoi des rencontres.
– 2015.01.13 : précision sur le but des rencontres, et ajout du nécessaire respect de la version applicable du livre de compte.
– 2014.01.08 : ajout des créneaux habituels, précisions sur le rôle du CD.

– 2013.01.21 : ajout de la salle usuelle.

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