Règles budgétaires

Ed. 08/03/2017
Cette page fait partie du RI.
Elle présente le processus budgétaire puis en précise et les règles principales.

1 – Le processus budgétaire

Dés le début d’année, la section peut faire un « Appel de fonds » afin d’alimenter son compte en banque.

En février ou mars, elle présente sa Demande budgétaire au CD.

Début avril, à la suite de l’Arbitrage Budgétaire du CD, tout section connait le montant des subventions allouées par le CD.

Dès lors, elle pourra :
– procéder à des dépenses ; elle devra les noter dans le journal du Fichier de Gestion et les affecter aux budgets concernés
– faire un ou deux autres appel de fonds supplémentaires pour appeler tout ou partie de ses dotations.

Fin septembre la section indique au CD sa prévision budgétaire pour la fin d’année.
Suite à cela, le CD peut redistribuer les sommes qui ne seront pas utilisées ou compléter là où des besoins sont à satisfaire.

Au 31 décembre, le trésorier clos les comptes de l’exercice qui s’achève.

2 – Les règles budgétaires

Appel de fonds
1. Pour approvisionner son compte bancaire avec les subventions ASC, la section doit appeler des fonds auprès du CD. Pour cela, le trésorier de la section doit :
– faire sa demande au moins 3 semaines avant le besoin de liquidité.
– utiliser le formulaire fourni en bas de page Rôle et ressources du trésorier de section.
– le compléter (il permet d’alimenter d’appeler conjointement sur plusieurs budgets).
– le transmettre à Tresorier@asc-cnes.asso.fr).
2. A réception de l’appel de fonds, le trésorier du CD :
– vérifie la légitimité des montants demandés, et si c’est OK exécute les 2 tâches suivantes.
– approvisionne le compte bancaire de la section (par virement bancaire via Internet pour chaque budget).
– met à jour dans la comptabilité les montants versés au titre des différents budgets (investissement, fonctionnement, transport, exceptionnel).
3. Dès mi-janvier, donc sans attendre la décision d’arbitrage du CD, la section peut appeler 40 % des budgets annuels habituels (arrondir à la dizaine d’euros la plus proche). Cela concerne les budgets de fonctionnement (diminué du solde budgétaire de l’exercice précédent, car déjà disponible sur le compte bancaire de la section), d’investissement et de transport.
Après avoir été notifiée des subventions finalement octroyées par le CD, la section peut demander tout ou partie du complément disponible.
4. Pour minimiser les charges des trésoriers de section et du CD, ainsi que les risques de comptes à découvert, il est demandé aux sections de regrouper leurs demandes de fonds pour tâcher d’en émettre 2 ou 3 par an (1 seul peut générer une sur ou sous-alimentation du compte, 4 c’est trop).
5. Le montant cumulé des appels de fonds doit être inférieur ou égal aux budgets alloués par le CD (montant fixé en mars puis révisé fin septembre).

Clôture et validation des comptes
1. La clôture de l’exercice d’une section se fait le 31 décembre (ou dans les jours qui suivent la fin d’exercice comptable), ou courant décembre si son activité est déjà terminée à ce moment là (eg Ski nautique).
2. Alors la section doit :
– faire le Bilan moral et Financier de l’exercice qui vient d’être clos.
– établir ses prévisions d’activité pour le nouvel exercice, et la demande budgétaire correspondante.
– présenter cela en AG à ses adhérents.
– transmettre ensuite au CD : le fichier de gestion (incluant sa demande budgétaire), les relevés bancaires et les pièces comptables justificatives, le CR d’AG, et toutes autres informations nécessaires ou utiles (exemples : contribution au Bilan Moral de l’ASC, nouvelle version du RI…).

Demande budgétaire
– Se fait en début d’année en utilisant la feuille « Demande de budget » du Fichier de Gestion.
– Doit être correctement rédigée et justifiée  sous peine d’être mal traitée ou ignorée par le CD.
Pour plus d’infos, Cf. la rubrique dédiée dans la page Le fichier de gestion.

Dotation budgétaire
Fin mars, le CD arbitre l’utilisation des ressources de l’association en fonction de ses besoins et des demandes des sections, et alloue à chaque section une dotation décomposée en un ou plusieurs budgets comme suit :
Investissement : pour financer ce qui enrichira le patrimoine de l’ASC durant plusieurs exercices (ces investissements matériels, informatiques ou autre, devront apparaître à l’inventaire de la section).
Fonctionnement : pour effectuer les dépenses courantes de la section (achat de fournitures, paiement d’animateurs…).
Transport : pour participer aux déplacements des sorties de groupe (selon les règles de participation aux transports).
Exceptionnel : pour financer un événement exceptionnel (donc non récurrent). Le CD peut s’en servir pour combler un exercice déficitaire.
L’arbitrage est facilité par la clarté des demandes (avec priorités et justifications), et tient compte de différents critères (activité effective des sections, tendances, rigueur de gestion…) et des demandes non satisfaites précédemment.

Affectation
La section ne peut utiliser ses budgets que pour les utilisations prévues et agréées par le CD dans son arbitrage.  Sont donc interdits :
– tout transfert entre postes budgétaires (pas de vase communicant).
– toute dépense non autorisée lors de l’arbitrage budgétaire (si en cours d’année un nouveau besoin apparait, se concerter avec le CD).

Révision budgétaire
En septembre, l’ASC fait un point budgétaire et peut réviser les budgets affectés aux sections. Pour ce faire il envoie un courriel aux sections en demandant un point de la situation. Ensuite :
– chaque section transmet au CD un état de sa consommation budgétaire, donne ses prévisions pour la fin d’année (en particulier le montant du solde pressenti qu’elle peut rendre), et éventuellement les dépenses nouvelles qu’elle souhaite faire (en indiquant les priorités et justifications sans lesquelles les demandes sont ignorées).
– le CD en déduit l’état financier prévisionnel de l’association en fin d’année, et indique aux sections les accords de dépenses supplémentaires qu’elles peuvent éventuellement faire.

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Historique des mises à jour
2017/03/08 : Ajout du chapitre Processus.
2014/04/27 : version initiale issue de la page.

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