Présentation du Fichier de Gestion des comptes de section

Ed. 07/02/2017

1       Pourquoi utiliser le Fichier de Gestion ?

Pour disposer d’un outil qui cadre, aide et standardise les principaux aspects généraux de notre gestion.

Par son contenu et ses textes d’aide, il guide et facilite le travail des trésoriers de section qui ce faisant remplissent leurs obligations légales et associatives sans avoir à se poser de questions ni à acquérir de compétences comptables.

Par la standardisation qu’il apporte, il aide le CD puis l’expert-comptable à contrôler et consolider les comptes de l’association.

2       Présentation des feuilles de gestion

Le Fichier de Gestion  permet de faire simultanément la gestion comptable en lien avec le compte bancaire, la gestion budgétaire selon 4 budgets différents, et pour ceux qui le souhaitent, la gestion analytique de tout ou partie des activités de la section.

C’est est un fichier informatique au format Excel version 2010.
Il est téléchargeable via la page Rôle et ressources du trésorier de section.
Il dispose de différentes feuilles, chacune dédiée à un but spécifique.
Les premières feuilles sont des feuilles standards dont la présentation et le fonctionnement ne peuvent être modifiées par les utilisateurs (seules les données peuvent être entrées et modifiées par eux).

Liste des feuilles et indication du service offert

2.1      Glossaire

Cette feuille donne la définition des termes utilisés dans le fichier pour gérer les comptes.

2.2      Informations générales

Cette feuille rappelle le millésime du fichier, et permet à la section de noter :
1. Les informations de début d’exercice pour assurer la continuité de la gestion.
Le trésorier doit indiquer le reliquat budgétaire de l’exercice précédent, le montant des budgets alloués par le CD pour l’exercice en cours, si la section gère des stocks ou des avoirs (et si oui, les reliquats de l’exercice précédent), la valeur du fond de roulement (si elle en a un).
2. L’identification des responsable des comptes , au moins le président et le trésorier de la section. S’il y a eu un changement en cours d’année, compléter la colonne « Période de responsabilité » pour le sortant et le nouvel entrant.
3. Les observations utiles concernant l’exercice une fois clos (physionomie de l’exercice, en quoi et pourquoi il diffère d’un exercice « normal », justification d’un solde anormal…).

2.3      Journal des dépenses et recettes

Cette feuille multi pages permet d’enregistrer les dépenses et recettes (entrées et sorties d’argent) de la section, au jour le jour, en lien avec le compte en banque. Chaque opération est affectée à un poste budgétaire précis (Investissement, Fonctionnement, Transport, Animateur, Exceptionnel). Le fichier tient automatiquement à jour le solde bancaire à venir (le solde du compte bancaire pouvant être désynchronisé si des chèques ne sont pas encaissés immédiatement).
Pour plus d’informations, Cf. Enregistrer les dépenses et recettes.

2.4      Liste des activités ; Suivi des activités

Ces feuilles sont d’usage facultatif.
La première permet de saisir le nom des activités que la section veut suivre analytiquement.
La seconde présente une vision détaillées des ventilations des comptes (produits et charges) sur les différentes activités.

2.5      Suivi exercice

Cette feuille est le tableau de bord budgétaire de la section. Elle indique :
1- les subventions allouées et appelables (identiques, sauf pour le fonctionnement *), celles déjà appelées et celles pouvant l’être encore (Reste appelable = Appelable – Appelé).
* Le fonctionnement appelable est le budget de fonctionnement alloué diminué du reliquat budgétaire de l’année précédente, puisque ce montant est déjà disponible sur le compte en banque de la section.
2- le cumul des dépenses et recettes enregistrées dans le journal sur chaque poste budgétaire.
3- les restes à consommer correspondants, en tenant compte des recettes déjà enregistrées.
4- les restes budgétaires utilisables si l’on faisait appel aux subventions non encore appelées.
5- l’état théorique du stock et le cumul des éventuels avoirs adhérents.
6- le taux indicatif de participation des adhérents aux dépenses de fonctionnement et d’ensemble (à rapprocher de la règle des 70 % pour le fonctionnement).

2.6      Bilan exercice

Cette feuille présente une synthèse de l’année écoulée, et indique :
– le résultat de l’exercice : RE = recettes – dépenses.
– le reliquat budgétaire en fin d’exercice : RB = RB de l’exercice précédent + RE – variations d’avoirs (les avoirs sont des rentrées anticipées qui ne doivent pas grossir le budget résiduel non consommé).

La section doit y saisir la consommation d’avoirs et l’état du stock (si la section les gère, justifier dans le commentaire ou une feuille dédiée).

Elle permet le rapprochement avec le compte en banque, et donc de valider la comptabilité de l’année écoulée.
En fin d’année, le reliquat budgétaire, corrigé du fond de roulement et des avoirs, doit être égal au solde bancaire, corrigé des retards et avances d’impacts de dépenses et recettes au niveau du compte.
C’est à dire SB = RB + Reliquat Avoirs + Fond de roulement final + dépenses NEB – recettes NEB (càd non encore enregistrées en banque).
(Justification : dans le fichier de gestion, les variations de fond de roulement impactent le solde bancaire mais pas le RE donc pas le RB, et les avoirs apparaissent dans le RE et donc le compte en banque, mais sont déduits du RB).

2.7      Demande budgétaire

– Cette feuille permet à la section d’indiquer et justifier les budgets demandés.
– La partie haute est obligatoire : elle résume les montants et la justification des subventions demandées.
– La partie basse précise, pour chaque poste budgétaire, les dépenses prévues et les dépenses souhaitables. La section peut la remplacer en tout ou partie par un fichier Word (à référencer dans la feuille) qui en reprenant sa forme.
Pour chaque (poste de) dépense, indiquer, et dans cet ordre, les 5 informations suivantes :
1) son niveau de priorité pour la section (P1 : maximum, P3 : faible).
2) le montant (en € TTC) demandé à l’ASC.
3) l’objet de la dépense *.
4) la justification du besoin et du montant (avec description de la solution envisagée si utile)*.
5) le coût total (ou sa fourchette) et la participation financière des adhérents (en % et en montant).
Remarques :
– l’objet et la justifications doivent être rédigés pour être compris par des non initiés.
– Exemple :
P1 : 360 € – Paiement prof d’escrime durant l’année (initiation et pratique 60 €/h x 2 f x 1 h /mois x 10 mois) – Coût annuel : 1200 €, participation adhérent : 70 % = 840 €.

2.8      Liste des adhérents

Cette feuille permet d’identifier les adhérents de la section pour chaque type d’activité.
La liste des adhérents est normalement arrêtée à la fin de l’exercice, mais la section peut choisir de l’arrêter en fin de saison sportive (indiquer la date de référence prise, et garder ce choix les années suivantes).
Pour ce faire, la section doit indiquer la date correspondant à la liste, puis pour chaque adhérent :
– n° ASC ; Nom ; Prénom (les 3 premières colonnes sont obligatoirement remplies).
– Licence avec assurance ; Moins de 16 ans (remplies si besoin).
– Type d’activité au sein de la section (autant de colonnes que d’activités pratiquées, un adhérent pouvant en pratiquer plusieurs).
– Autres informations utiles (n° de licence, de carte d’accès…), la section pouvant ajouter les colonnes utiles à sa gestion.
La section peut y substituer un fichier Excel dédié si cela facilite sa gestion. C’est le cas en particulier pour la majorité des sections gérant leurs adhérents sur le site des Adhésions ASC (rappel : la section peut y gérer les attributs de son choix, notamment les activités pratiquées, et exporter la liste dans un fichier Excel).
Dans tous les cas les noms des 5 premières colonnes doivent être respectés.

2.9      Inventaire

Cette feuille permet d’inventorier les biens de la section (en nature et valeur).

La section doit obligatoirement tenir à jour l’inventaire de ses biens en indiquant la date et la valeur d’achat de chaque bien, lequel doit être identifié par un identifiant non ambiguë de modèle ou de type, et un n° de série pour les équipements de valeur qui en possède un.
L’inventaire doit nécessairement s’enrichir des investissements effectués pendant l’exercice, et indiquer où trouver les biens.
Les sorties d’inventaire (casse, perte, vente…) de l’année doivent être consignées dans la même feuille. Ultérieurement elles pourront être, au choix de la section, maintenues ou supprimées du fichier.

Utiliser cette feuille (complétées par les colonnes utiles à la section) ou un fichier dédié si cela facilite la gestion de la section.

2.10      Feuilles supplémentaires

La section peut ajouter autant de feuilles qu’utile. Exemple d’utilisation : justification des avoirs et de leur consommation (obligatoire s’il y a une gestion des avoirs) ; justification d’inventaire et de consommation des stocks (idem) ; calcul des remboursements de transports pour les sorties section ; etc.

3       Quand utiliser le fichier

3.1 – En début d’année, quand le CD dit que la nouvelle version millésimée du fichier est prête, chaque trésorier doit :

1. Prendre une copie du fichier, et la nommer <Année>-<n° Section>-<Nom Section>-Gestion.xlsx
Exemple : 2014-20-RAID-Gestion.xlsx

2. Ouvrir le fichier et mettre à jour la page « Information générales » pour indiquer :
– le nom de la section (choix dans liste déroulante).
– les subventions appelées pour commencer l’année (puis ultérieurement les subventions réellement allouées).
– le reliquat budgétaire de l’année précédente.
– les options et valeurs de gestion (stocks, avoirs, fond de roulement).
– au moins l’identification du trésorier et du président de l’exercice courant.

3. Appeler des fonds. Choisir un montant entre 0 et 40 % des budgets Investissement, Fonctionnement et Transport d’une année normale (arrondir à la dizaine d’euros la plus proche).

3.2 – En cours d’exercice
– Tenir à jour le journal des dépenses et recettes.
Utiliser le bas de la feuille « Information générales » pour mémoriser les observations utiles à la compréhension de l’exercice (en quoi et pourquoi il diffère d’un exercice nominal, pourquoi les prévisions n’ont pas été confirmées…).

3.3 – A chaque révision budgétaire 
Mettre à jour le montant des subventions allouées (le cas échéant).

3.4 – En fin d’exercice
Les comptes sont arrêtés.
Dans les semaines qui suivent, la section doit transmettre le fichier (au format Excel 2010) au CD ainsi que tous les éléments requis pour la rencontre avec le CD.
Ce fichier est contrôlé par le CD, puis remis à l’Expert-Comptable pour établir le bilan de l’ASC.

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Historique des modifications
2017.02.09 : précisions (multi-activités des adhérents, demande budgétaire).
2017.01.25 : + lien vers la page Trésorier, + rappel de l’export des adhérents.
2016.05.08 : précision sur le bilan et le rapprochement bancaire.
2016.01.22 : précisions mineures, évolution de la gestion des adhérents.
2015.01.21 : précision sur le rôle de l’expert-comptables, corrections mineures.
2014.04.27 : version initiale.

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