Ed. 3, 06/02/2017

1 – Constitution et composition

Les membres
Ils sont élus chaque année par l’AG ordinaire de la section.
En cours d’année, un bureau peut s’étoffer ou remplacer un démissionnaire :
– soit par une AG exceptionnelle (ex : de fort changement ou crise)
– soit par cooptation avec approbation d’au moins 2/3 de ses membres.
Ils doivent tous être adhérents à l’ASC en qualité de « membre actif » ou de « membre associé » du groupe 1.
Ils agissent bénévolement.

L’organisation – La liste et la répartition des rôles au sein des bureaux de section peut être définie au choix de la section :
– soit par les adhérents pendant l’AG élective.
– soit par les membres élus au cours de leur première réunion du bureau.

Les fonctions devant être exercées au sein du bureau d’une section sont au minimum :
– le Président de section
– le Trésorier de section
Ces 2 fonctions ne peuvent pas être cumulées par une même personne au sein d’un même bureau.
L’une de ces fonctions au moins doit être tenue par un agent CNES en activité (de préférence le trésorier car il sera plus souvent destinataire de courriers postaux arrivant à l’ASC).
Sauf dérogation du CD, le trésorier doit être joignable par le courrier interne du CNES (donc être du CNES ou dans une société proche avec laquelle le service courrier permet des échanges rapides de courriers).

Selon les besoins (liés au volume ou à la complexité en terme d’adhérents et d’activités), d’autres fonctions peuvent être pourvues :  Secrétaire de section ; Responsable des inscriptions ; Responsables d’activité ; Responsable matériel ; Etc.

2 – Mission

Le bureau est mandaté par le CD, dans le cadre des activités de la section, pour :

• Organiser les activités, en assurant la sécurité des biens et des personnes.
• Respecter et faire respecter les Statuts et le RI (Règlement Interne) de l’ASC.
• Appliquer et faire appliquer les orientations et décisions du CD.
• Tenir à jour, si utile, un RI de la section ; le rendre connu des adhérents et le faire appliquer.
• Participer à la préparation et à la réalisation des investissements gérés par le CD.
• Rendre compte au CD du fonctionnement et des perspectives de la section. Ceci se fait par l’invitation à l’AG, l’envoi des documents obligatoires (CR d’AG, Bilan moral, Bilan financier, Inventaire…) et la réponse à toute demande.

Une section peut engager des dépenses dans le cadre du budget délégué par le CD, en adéquation avec les consignes transmises.
Elle peut notamment acheter des prestations d’animateur mais ne peuvent pas engager de personnel, ni directement ni indirectement (chèque emploi service). Dans ce  cadre elle peut signer les éventuels contrats nécessaires.

3 – Fonctions et tâches types

3.1  Le Président de Section

• Représente la section devant le CD et répond aux questions posées par le CD ou à ses sollicitations de circonstance. Par exemple, pour participer à la campagne de renouvellement des adhésions et aux permanences hebdomadaires, pour élaborer un bilan intermédiaire, répondre à une demande de justification ou de clarification de points de détails à caractère administratif, etc.
• Renseigne sur l’organisation et le fonctionnement de l’association et de la section en organisant si nécessaire des permanences.
• Organise l’animation et l’administration des activités de la section et de son bureau (réunions périodiques).
• Signe le courrier de la section (dans le cadre de son autonomie, dans certains cas, c’est le président de l’ASC qui est seul habilité à signer).
• Dispose normalement, avec le Trésorier, de la signature sur le compte bancaire de la section. Au minimum, il peut accéder à la visualisation des comptes via Internet et doit s’assurer quelques fois par an que tout est correct.
• Etablit, pour l’AG annuelle de la section, le bilan moral de l’exercice.
• Elabore l’ordre du jour de l’AG de la section.

3.2  Le Secrétaire de Section

Il décharge le président des tâches que celui-ci voudra bien lui déléguer.
Exemples non limitatifs de tâches typiques :

• Gérer les inscriptions et tenir à jour la liste des membre de la section (via le site Web des adhésions). Cela implique la vérification des conditions requises.
• Transmettre au CD les demandes d’accès spécifiques.
• Planifier, convoquer et rendre compte (rédiger, diffuser et archiver) :
  – des AG de la section (copie CD).
  – des CR des réunions du bureau.
• Gérer le courrier et les archives de la section (hors aspects comptables).

3.3       Le Trésorier de Section

• Effectue les opérations de paiement et de recette inhérentes au fonctionnement de la section, en veillant à ce que l’utilisation des ressources financières de la section soit conforme aux décisions d’arbitrage budgétaire du CD.
• Pour ce faire, il :
  – dispose de la signature sur le compte bancaire de la section.
  – tient à jour un livre de comptes annuel conformément aux règles ASC.
  – tient à jour et valorise l’inventaire patrimonial de la section.
• Établit, pour l’AG annuelle de la section, le Bilan Financier de l’exercice.
• Présente un budget prévisionnel détaillé en début d’année puis sa révision fin septembre.
• Doit pouvoir rendre compte au CD à tout moment de la situation comptable de la section.
• En fin d’exercice comptable :
  – archive le livre de compte, l’inventaire, et tous les éléments justificatifs (pièces comptables, relevés du compte bancaire…).
  – en donne copie au CD.

En cas de nécessité de dépense d’investissement ou de fonctionnement non prévue dans le budget arbitré, le Trésorier de section doit :

• en justifier la nécessité auprès du CD (argumentaire et montant de la dépense).
• attendre l’approbation du CD et le transfert de fond sur le compte bancaire de la section, avant d’engager la dépense.

Pour plus de détails et l’ensemble des règles et outils applicables, les trésoriers doivent se référer à la page Rôle et ressources des trésoriers.

3.4       Autres fonctions fréquentes

Le bureau peut s’organiser avec des membres supplémentaires ou déléguer certaines tâches à des responsables qui ont pour mission de conduire et de rendre compte de l’activité confiée. Leurs tâches et règles de fonctionnement peuvent être définies dans les règles internes spécifiques à la section.

Les fonctions concernées les plus courantes sont :

• Le responsable d’activité ou de sortie.
  Il organise et assure le bon fonctionnement d’une partie des activités.
  Selon l’ampleur de l’activité, il peut en établir le Bilan Moral annuel et en rendre compte au CD lors de la rencontre annuelle du bureau avec le CD.
• Le responsable matériel.
  Il assure le bon état du matériel, son renouvellement, et son marquage visible et indélébile (ASC-CNES…).
  Il tient à jour l’inventaire en lien avec le trésorier (ajout des n° de série).
  Il gère les prêts éventuels aux membres de la section.
• Le responsable de permanence.
  Les sections peuvent organiser des périodes de permanence au service des membres (prêts de livres ou de matériels, discussion autour de thèmes, etc.).

4 – Evolution du bureau

En cas de changement dans le bureau, il faut rapidement :
– tenir à jour la composition du bureau sur le Site ASC des Adhésions (afin de donner aux entrants des droits sur ce site et celui d’information).
– assurer un transfert de droit, d’information et de savoir faire pour les nouveaux entrants (notamment un trésorier).
– transmettre au CD, pour chaque personne concernée, le tableau permettant d’ouvrir les droits au compte bancaire (Cf. Autorisation bancaires et responsabilités).

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Historique des évolutions
2017/02/06 Ajout chapitre 4.
2015/11/20 Ed. 2