Ed. 10/06/2017
Cette page fait partie du RI de l’ASC

1      Préparation

La section doit tenir une AG ordinaire annuelle dès la fin de l’exercice comptable annuel.
Elle peut le faire plus tôt (et est encouragée à le faire) si l’activité et les comptes sont clos plus tôt.

Le Bureau doit :

• Rédiger un bilan moral et financier de l’année écoulée.
• Définir les orientations, les activités et le budget prévisionnel (fonctionnement et investissement) de l’exercice suivant.
• Organiser le déroulement de l’AG, notamment en réservant un lieu adapté (salle de réunion, dojo…).
• Convoquer tous les membres de la section au moins 15 jours avant la date prévue.

2      Convocation

Forme : un courriel.
Contenu :
– les informations requises : date et heure début, lieu, ordre du jour…
– le formulaire de procuration (pouvoir de représentation pour une date donnée) ou un lien vers lui.
Destinataires : le CD et chaque inscrits à la section.

3     Déroulement

Le bureau de la section doit :

• présenter le bilan moral de l’exercice écoulé puis le soumettre le quitus au vote des membres.
• présenter le bilan financier de l’exercice écoulé puis le soumettre le quitus au vote des membres.
• présenter les prévisions pour le nouvel exercice (orientations, activités et le budget prévisionnel envisagés) et les voter.
• procéder à l’élection d’un nouveau bureau.

Règles spécifiques

– Les inscrits à la section votant par procuration sont décomptés comme présents à l’AG.
– Sauf mention explicite dans le RI de la section, il n’y a pas de quota de membres pour que les délibérations de l’AG soient valables et le que le vote ait lieu. S’il y un quota et que l’AG s’est tenue avec un nombre d’inscrits inférieur au quota ci-dessus, le bureau de la section doit en informer le CD, lequel décide la suite à donner, à savoir : a) L’AG est validée, et les activités se poursuivent. b) Convocation d’une nouvelle AG. c) suspension, voire suppression de la section.
– Tout membre du bureau sortant peut se représenter au nouveau bureau.
– L’élection doit respecter les règles encadrant Le bureau d’une section.

Bonnes pratiques

Il est conseillé de nommer le président et le trésorier au cours de l’AG, mais le partage des fonctions peut se faire dans un second temps.
– Dans le premier cas, le nouveau bureau met à jour dans le site des adhésion sa liste de personnes et fonctions.
– Dans ce deuxième cas, le nouveau bureau doit préalablement organiser une seconde réunion qui devra faire l’objet d’un CR supplémentaire, précis (qui, quand, où, quoi…), signé par 2 personnes, et transmis au CD, puis à la banque.

Il est conseillé de faire tourner les responsabilités au bout de quelques années au sein du bureau et avec les adhérents non encore en responsabilité, afin de maintenir un fort dynamisme dans la section. En effet, qu’on le veuille ou non, la prolongation d’un bénévvol dans la même fonction (par exemple au-delà de 5 ans) peut aboutir à :
– la baisse d’énergie du titulaire (en tant que bénévole, il a aussi d’autres priorités),
– la privation des apports de dynamisme et de réflexion possibles d’un nouvel entrant.
La convocation à l’AG pourra inciter au renouvellement.

3      Compte-rendu

Forme : un fichier PDF ; il est conseillé de conserver la structure du modèle fourni.

Contenu – Le CR de l’AG doit indiquer :
– La date, l’heure et le lieu de réunion.
– La listes des présents et des personnes représentées (ou copie d’une liste d’émargement).
– Le bilan moral ou un résumé suffisant, et le résultat du vote.
– Le bilan financier ou un résumé suffisant, et le résultat du vote.
– Les prévisions d’activités, et le résultat du vote.
– La liste des membres composant le bureau sortant, les membres qui se présentent, et les membres élus au Bureau de la Section.
– De préférence (mais si la désignation a été faite en AG), l’identité des nouveaux responsables de la section (président, trésorier, secrétaire, responsable matériel…).

NB : le CR doit indiquer l’identité et la raison (ou leur refus d’en donner) des personnes votant contre quelque chose.

Diffusion
– Le CR doit être rapidement diffusé à tous les inscrits à la section et au CD (typiquement par la fonction de publipostage de l’ASC).
– En cas de changement de trésorier, le CR doit être signé par le président et le secrétaire de séance ; il sera transmis à la banque.
– Si le trésorier est nommé dans un second temps, ce sont les 2 CR qui doivent être transmis au CD puis à la banque.

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Historique des mises à jour
2017/06/10 Précisions sur les nominations en 2 temps.
2015/11/20 Version initiale.