Ed. 07/03/2017 : cette page fait partie du RI de l’ASC

1. Autorisations

1.1 Qui est gestionnaire d’un compte ASC ?

Normalement : le président et le trésorier de la section.
– Le trésorier bien sûr, puisque c’est lui qui est chargé de payer les factures, procéder aux encaissements, vérifier le niveau du compte, ne pas engager de dépense pouvant mettre le compte dans le rouge…
– Le président aussi, car il  est utile qu’il puisse émettre des chèques ou virements quand le trésorier est indisponible. S’il désigne un trésorier adjoint, il n’a pas besoin d’être déclaré gestionnaire du compte, mais il est bon qu’il ait accès en lecture au compte via Internet pour vérifier quelques fois par an le niveau de sa trésorerie, que les comptes sont à jour, que le(s) trésorier(s) fonctionne(ent) bien. Force est de constater que des sections où cette vérification n’est pas faite connaissent des difficultés.

En pratique, uniquement les personnes ayant accompli le processus suivant :

1.2 Processus d’autorisation d’une personne

1/ La personne doit être membre du bureau de la section
Rappel : la liste est définie dans le site de gestion des adhésions.

2/ Désormais (bientôt), la section fait directement les formalités auprès de la banque
Cf. Changement de gestionnaires auprès de la banque.
Dans ce cas, les étapes 2bis et 3 ci-après sont sans objet.

2 bis/ Le bureau de la section fait une demande circonstanciée au président ASC
Le président de la section transmet au CD, pour chaque personne concernée, un mail précisant les droits donner.
Pour cela copier le tableau et compléter ou amender sa partie droite :

Libellé section
Civilité	Mr ou Mme
Nom
Prénom
Fonction	P, T, TA, etc.
Accès Internet	Oui (consultation des comptes via le Web) / Non
Habilitation bancaire	Oui (peut signer chèque, demander un Relevé bancaire, faire effectuer un virement) ou Non
Date naissance (JJ/MM/AAAA)	C’est étonnant mais nécessaire pour enregistrer la personne (et pouvoir la débloquer plus tard)
Lieu naissance	Commune et n° de département (ou Pays différent de la France).
E-mail profession.
Adresse courrier	n° BPI (sinon adresse postale)
Téléphone profes.	Pour joindre la personne pendant les heures ouvrées
Téléphone mobile	Facultatif, sauf si option virement !
Option « Virement par Internet » *	Non  Si oui (il faut le justifier), indiquer le  Moyen d’authentification forte*

* Option payante : pour qu’elle soit activée, le président ASC devra préalablement aller à la banque pour signer un avenant au contrat entre la banque et l’ASC (avenant identifiant le compte et à la personne, donc à refaire à chaque changement de trésorier).

3/ Le président ASC la désigne « mandataire » (car il est le signataire de l’ensemble des contrats bancaires de l’association). Pour cela il :
– Transmet à la banque (1 à 3 fois /an) un fichier d’habilitation donnant la liste des mandataires de chaque compte.
– Tient à jour sur l’interface LCL Pro les droits associés à chaque personne (consultation des comptes ; virement avec telle limitation ; etc.). Il dispose pour cela d’un moyen d’authentification forte.

4/ Elle est à jour des formalités requises par la banque pour exercer leur mandat.
Pour cela il faut aller à l’agence en respectant les conditions de la banque :

a) Prendre rendez-vous à l’accueil de l’agence (Cf. Banque, comptes, accès) afin d’y déposer votre signature sur le formulaire requis.
Prévoir 15 à 20 minutes pour l’entretien et déposer sa signature.

b) Apporter le jour convenu :
– une pièce d’identité à son nom en cours de validité (Carte d’Identité ou Passeport, pas de PC).
– un justificatif de domicile acceptable càd :
* soit daté de moins de 3 mois : Facture d’un fournisseur d’énergie, eau, téléphonie fixe, accès internet fixe (ex : téléphone fixe, ADSL, Câble), Quittance de loyer émise par une société de gestion immobilière publique ou privée (HLM, syndic, agence immobilière), Certificat de non-imposition dernier millésime (attestation délivrée par un Centre des impôts en France), Contrat de bail de société de gestion immobilière publique ou privée, Quittance de loyer émise par un particulier mentionnant le nom du locataire, le nom du bailleur et l’adresse du bien immobilier, Contrat de bail émis par un particulier et un contrat fournisseur d’énergie, Attestation ou justificatif émis par une autorité française ou une administration française, Attestation ou justificatif d’hébergement émise par une maison de retraite (ex : facture)… ou un conjoint qui donne alors aussi copie R/V de sa carte d’identité.
* soit daté de moins de 12 mois :  Dernier échéancier fournisseur eau ou énergie ; Taxe d’habitation dernier millésime (uniquement la page mentionnant l’adresse) ; Taxe foncière  dernier millésime (uniquement la page mentionnant l’adresse) ; 1ère  page de l’avis d’imposition ou de non imposition (Impôts sur le revenu)  qui mentionne l’identité et l’adresse de l’intéressé.

5/ Options

Exceptionnellement, le président de l’ASC peut :
– Donner des droits supplémentaires à une personne, par exemple pouvoir faire des virements bancaires.
Dans ce cas, il signe un contrat supplémentaire avec la banque, et la personne reçoit un moyen d’authentification forte qu’elle devra « enrôler » et dont elle est seule responsable.
– Accorder à une personne des droits de lecture sur un compte ou uniquement sur les versements par CB, sans lui donner de droits d’utilisation (utile par exemple pour un responsable d’activité au sein d’une section multi-activités).
Dans ce cas, on ne déroule le processus que sur les étapes 1, 2 et 3 (le fichier des habilitations est mis à jour dans la partie « accès Web » mais pas la partie « Délégataire » : il n’est donc pas transmis à la banque).

2. Responsabilités

2.1 Le président de l’ASC

– Il désigne les personnes habilitées à utiliser un compte de l’association. A cet effet il tient à jour un fichier des autorisation bancaires pour chaque compte de l’association. Ce fichier est communiqué à la banque par voie sécurisée.
– Il peut consulter (parfois) et agir (en cas de force majeure) sur tous les comptes de l’association.

Avec un Moyen d’Authentification Forte, il peut gérer sur Internet les utilisateurs et les contrats :
• Ajouter, modifier ou supprimer des autorisations : habilitations (personnes autorisées) et pouvoirs (fonctions possibles, avec modification des plafonds autorisés).
En particulier, il peut donner le droit à un utilisateur de consulter tout ou partie des comptes sans que ce dernier puisse agir dessus.
• Signer électroniquement les avenants contractuels, ou refuser tel ou tel avenant présenté à la signature.
• Consulter l’historique des avenants signés.
Par contre, certaines modifications de contrats nécessitent une signature à la banque.

2.2 Le trésorier de l’ASC

Il est responsable des 2 comptes bancaires spécifiques au CD.
A partir d’eux, il peut émettre des chèques et effectuer des virements en Europe (notamment sur les comptes des sections à subventionner).
Il peut consulter tous les autres comptes de l’association, mais pour l’instant il ne peut agir sur aucun.

Il est assisté de 2 TA (trésoriers adjoints) en charge :
– l’un du compte gérant les adhésions à l’ASC et à la Médiathèque,
– l’autre du virement des subventions aux sections.

2.3 Chaque utilisateur habilité (gnlt président et trésorier de section)

Assume la responsabilité exclusive de l’usage et de la non divulgation des éléments d’identification et d’authentification de connexion au portail LCL ESPACE PRO  (codes d’accès confidentiels et personnels attribués ou modifiés).
Remarques :
– Les comptes sont au nom de l’association : en cas de découvert, l’association est responsable.
– Par contre, en cas d’usage frauduleux, la responsabilité pénale des responsables est directement engagée (chaque action sur le compte est associée à la personne qui la fait).
– Les comptes sont regroupés sous le même n° SIRET et bénéficient de peu d’options payantes. En particulier il est interdit d’y faire des découverts. Le non respect de cette règle peut entrainer l’interdiction d’émettre des chèques (y compris pour un nouveau trésorier). Or l’alerte de découvert en agence est trop tardive (il faut 1 mois de persistance) car le cumul des comptes ASC est toujours positif (l’effet peut être dévastateur pour les titulaires négligents).
– Attentions aux personnes qui sont trésorières de plusieurs sections à ne pas faire de confusion de compte lors des écritures (si, si, on l’a déjà vu !).

2.4 LCL

Met à disposition des comptes bancaires et les services souscrits.
Tient à jour le dossier personnel de chaque personne autorisée par ASC/P (sur la base du fichier des autorisations transmis).
Est tenu à une obligation de moyens (et non de résultat) en ce qui concerne la disponibilité des services et leur sécurité.
– Ne répond que des dommages directs.
– Pour des raisons de maintenance, peut interrompre l’accès aux services mais s’efforce d’en avertir préalablement les utilisateurs.
– En cas de présomption ou d’éventualité d’une fraude, se réserve le droit de suspendre l’accès à un ou plusieurs
services, sans préavis, ou de demander la confirmation écrite sur support papier de tout ordre donné par voie électronique.
– Ne peut être tenu pour responsable des conséquences qui résultent d’une erreur de manipulation de la part d’un utilisateur ou d’une anomalie de transmission ainsi que de l’impossibilité d’accès au Service résultant notamment d’un incident technique.
– Pour des raisons de sécurité, peut être amené à suspendre l’accès à certaines fonctionnalités et ne pourra pas être tenu responsable des conséquences de l’interruption du Service pour le Client, celui-ci disposant toujours de la faculté de s’adresser à son agence.

Autres pages utiles
Banque, comptes, accès ; Paiements des adhérents avec leur CB via Internet  ;
utiliser une carte bancaire ASC ;

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Historique des évolutions
2017/03/07 : amélioration du tableau des autorisations.
2016/06/25 : ajout du chapitre Option au chapitre Processus, et de la page appelée.
2016/06/03 : précision du processus d’autorisation, déport d’infos dans d’autres pages.
2016/04/16 : ajout des limitations pour les virements, et du code SMS pour les paiement par CB.
2016/03/05 : précisions sur l’authentification (rôle du président, boitier électronique), les conditions financières des virements et CB, les responsabilités.
2016.02.26 : modification du chapitre Virements (du fait du passage en compte Pro, les conditions ont changées) et ajout du chapitre Carte Bancaire.
2016.01.29 : création (partage en deux d’une page devenue trop longue).