Ed.  13/12/2016 – Cette page fait partie du RI de l’ASC

1 – Principe

Sur sollicitation et présentation d’un dossier par un « groupe initiateur », composé de membres ASC prêts à s’engager pour organiser et animer une nouvelle activité sportive ou culturelle, le CD peut approuver la mise en place d’une telle activité par création d’une section ou par intégration à une section existante.

2 – Processus

2.1 Proposition

Le groupe initiateur adresse par mail au CD sa demande de mise en place de l’activité en fournissant les 3 éléments suivants :

1/ La fiche signalétique présentant la future activité. Elle précise en particulier :
– La désignation de l’activité.
– Le but de l’activité.
– La nature / description des activités qui prendront réellement place.
– Les conditions d’adhésion prévues (âge, certificat médical, aptitudes physiques…).
– L’organisation : lieux, planification, encadrement… des activités.
– Les moyens nécessaires à l’activité à fournir par l’ASC.
– La cotisation d’adhésion et les autres participations financières, obligatoires et facultatives, qui seront demandées aux adhérents
– Les contraintes règlementaires spécifiques à l’activité (en particulier la législation française).

2/ L’évaluation de la viabilité de l’activité, au moins sur les critères suivants :
– Effectif : liste des premières personnes souhaitant exercer l’activité, estimation de l’effectif probable ; proposition de composition du 1er bureau (Président, Trésorier, Secrétaire).
– Finance : description des dépenses et recettes d’une année en phase routine (compte tenu d’une fourchette d’adhérents nécessaires pour assurer la viabilité de l’activité dans le respect des règles ASC).
– Règlementation : capacité à connaitre et respecter la règlementation applicable (laquelle peut être vaste et évolutive).
– Logistique : conditions d’introduction de l’activité dans l’association (dans quels locaux, avec quels réaménagements techniques ou horaires, selon quel planning…).

3/ La demande budgétaire pour lancer l’activité.
Elle précisera, et de manière distinctes, les dépenses prévues et les subventions demandées concernant :
– Les investissements requis et souhaitables pour le démarrage de l’activité (aménagements, équipements…)
– Les frais de fonctionnement concernant les activités nominales.
– Les transports liés aux activités collectives pour lesquels une participation ASC serait octroyée.
– Tout coût exceptionnel (non lié à la phase de démarrage ou à un fonctionnement nominal).
Le demande devra couvrir distinctement les 2 périodes suivantes :
– Jusqu’à la fin de l’exercice civil,
– Le premier trimestre de l’année suivante.

2.2 Décision du CD

Le CD, généralement après rencontre(s) avec le groupe initiateur  :

• Evalue la compatibilité de l’activité avec les buts de l’association, sa viabilité (nombre d’adhérents, montants financiers requis…), ses conditions d’accueil.
• Décide de l’opportunité et des conditions de mise en place de la nouvelle activité (notamment création d’une nouvelle section ou accueil au sein d’une section existante).
• Informe le groupe initiateur de la suite donnée et des tâches de mise en place qu’il doit conduire, en particulier généralement une négociation avec les autres sections pour l’attribution des créneaux d’utilisation des installations.
• Crée, dans le cas d’une nouvelle section, sa structure d’accueil sur le site des adhésions et le site Web d’information de l’association.

2.3 Mise en place, en cas d’approbation

Le groupe initiateur

• Convoque une Assemblée Générale de création de section, ou pour une section existante, une AG Extraordinaire, en invitant le CD à y participer.
• Anime l’AG afin de :
  – Concrétiser l’organisation nécessaire pour l’activité.
  – Présenter et affiner les règles de fonctionnement (préalablement proposées au CD).
  – Élire son ou ses responsables, à savoir :
  soit un bureau (cas d’une nouvelle section, avec au moins un président et un trésorier distinct),
  soit un nouveau membre du bureau de la section existante, qui aura en charge de gérer les inscriptions et l’activité, en lien avec le bureau existant.
• Etablit et diffuse au CD et aux futurs membres le CR d’AG officialisant la création de la section ou de l’activité, et précisant :
  – la composition du Bureau de la section créée, ou du représentant au sein de la section d’accueil.
  – les modalités de fonctionnement et d’intégration au sein de l’ASC.
• Crée ou met à jour (selon qu’il s’agit d’une nouvelle activité ou d’une nouvelle section) :
  – la page d’accueil sur le site des adhésions.
  – la page d’accueil sur le site d’information, pour faire connaitre l’activité (les détails étant dans une page fille).
• Demande au CD la mise en place les moyens de son ressort utiles au lancement de l’activité.
  Dans tous les cas il faut au moins :
  – une mise à jour des réservations des locaux.
  – une Demande de Fonds pour le versement effectif des budgets (complémentaires) accordés.
  Et s’il s’agit d’une nouvelle section :
  – la page d’accueil sur le site des adhésions.
  – le lien d’accueil sur le site Web d’information.
  – un Fichier de Gestion des comptes.

Le CD

• Donne les moyens nécessaires à la nouvelle activité :
  – Créneaux horaires dans les locaux.
  – Budget pour la fin d’année et le premier trimestre suivant
  (investissement et fonctionnement).
  – Logistique complémentaire utile.
• Donne des moyens supplémentaires s’il s’agit d’une nouvelle section :
  – Une page sur le site des adhésions.
  – Un lien d’accueil sur le site Web d’info.
  – Un compte bancaire et un chéquier dédiés.
  – Des habilitations d’utilisation du compte, et des moyens d’authentification.
  – Un « Ficher de Gestion » dédié.

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Historique des mises à jour
2016/12/13 : ajout de la réglementation dans les critères de viabilité.
2016/09/01 : précision des activités à conduire lorsqu’une nouvelle activité est créée.
2016/05/27 : ajout de la liste des attentes vis à vis du CD.
2016/03/16 : version initiale.