Déclaration d’anomalies ou demande de travaux
Ed. 2 du 14/01/2020
Cette page fait partie du RI de l’ASC
1. Généralités pour adresser une demande
Sauf urgence, toute demande doit être écrite et transmise sous la forme d’un e-mail comme ceci :
– mail adressé au bon destinataire (cf. chapitres suivants).
– copie au service infras du Comite-directeur: infras@asc-cnes.asso.fr.
– titre clair : ASC> nature de la demande
– informations suffisantes dans le corps du mail, schéma photo ou détails dans une pièce jointe.
Exemple de mail
En cas d’urgence (description au chapitre 4 des règles d’utilisation des infrastructures) appeler le 10.
2. Pour signaler une anomalie
2.1 D’abord caractériser l’anomalie
– Quelle est sa nature ? Son importance (débit d’eau, nombre d’usagers concernés, etc.) ? Où est-elle (bâtiment et pièce) ? Quand (avant / après/ maintenant) cela s’est-il produit et l’effet continue t-il ? Etc.
– Y a t-il une cause visible ? Par exemple :
* avant de déclarer que le chauffage ne marche, voir si quelqu’un a en fait mis son thermostat à zéro.
* telle porte ferme mal parce qu’elle est mal réglée ou que sa serrure a été forcée ?
2.2 Puis si besoin, la déclarer. Pour cela :
!!!!!!! En cas de problème très urgent (grosse fuite d’eau, coupure électrique générale…) appeler le 10 avec un poste fixe au sein du CNES ou de l’ASC.
Sinon les destinataires sont:
a) « Assistance du 10 » (Le10@cnes.fr) s’il s’agit d’un problème au niveau de l’énergie, des fluides, des infrastructures.
->En copie : infras@asc-cnes.asso.fr.
c) Les responsables ASC concernés s’il s’agit d’un équipement ASC (bureau de la section concernée, sinon CD).
3. Pour demander des travaux
1/ Processus général
– Envoyer au CD (« ASC Comité-Directeur » (Comite-directeur.ASC@cnes.fr) un mail qui précise le besoin.
– Le CD décide de la suite à donner en fonction de la pertinence globale du besoin, et de la nature du travail.
– Un chantier non simplissime devra être précisé et nécessitera donc de disposer d’un Responsable d’Affaire (RA).
– Le RA élaborera le Cahier des Charges (CdC) avec toutes les parties concernées (notamment les bureaux des sections impactées).
– Au vu du CdC, d’éventuels devis, et de tous autres éléments utiles, le CD décide ou non de lancer les travaux, et si oui, qui fera quoi . Il fait alors une demande au CNES conformément au protocole entre l’ASC et le CNES.
– Si le CNES est concerné par les travaux, le service en charge des infrastructures ouvrira une PM, qui après instruction nécessitera une décision conjointe CNES et ASC pour lancer effectivement les travaux.
– Le RA assure (la réalisation ou) la surveillance des travaux, puis leur recette du point de vue ASC.
– En fin de travaux, le RA cosignera le PV de recette qui devra confirmer que le besoin est satisfait et indiquer les éventuelles réserves.
– Au vu du PV de recette, le CD déclenche les paiements (partiels ou en totalité).
2/ Expression du besoin : le CdC
Son but est de clarifier pour soi même puis le réalisateur ce qu’est le besoin à couvrir et le résultat à obtenir.
Il sera la référence pour accepter ou refuser la réalisation effectuée.
Il doit :
– définir le service qui doit être rendu (le quoi, pas le comment), à qui, pourquoi, où, par où, quand…
– différencier ce qui est est nécessaire de ce qui est souhaitable.
S’attacher à la vision fonctionnelle, pas à la solution (le comment, avec quel appareil…) puisque celle-ci relèvera des services techniques.
Pour éviter toute ambiguïté, fournir un plan de localisation.
L’endroit précis où (ne pas) mettre un appareil peut relever du besoin : dans ce cas, fournir un plan d’implantation.
Veiller à rester clair et simple dans ses besoins et leur description (sans jargon), mais très précis sur le résultat à obtenir et les effets collatéraux à ne pas subir (sinon, ceux qui font les travaux cherchant plus à simplifier leur travail plus qu’à satisfaire des besoins non exprimés, les surprises seront au rendez-vous).
Trame typique d’une expression de besoin destinée à DNO/ET
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Historique des évolutions
2020/01/14: simplification pour informer des anomalies
2018/10/13 : changement de l’adresse mail Cnes pour les anomalies.
2017/11/08 : ajout du besoin de caractériser une anomalie.
2017/10/04 : précision sur le processus.
2017/01/12 : ajout de l’exigence ERP.
2016/04/15 : création de la page.