Ed. 29/01/2017 – Cette page fait partie du RI de l’ASC

Pourquoi une AG
Pour assurer le dynamisme des activités et la rigueur de gestion de la section.
Remarques :
– Nos statuts imposent une AG annuelle par section avec des conditions à remplir (le CD incite les sections à se comporter comme une association subventionnée et contrôlée par le CD).
– Si nous voulons des adhérents « associés » et non de simples consommateurs, il faut aussi les associer à l’examen critique de l’année passée (résultats quantitatifs et qualitatifs, réussites, difficultés), et à la préparation de l’avenir.
– Les documents présentés à l’AG serviront ensuite au bilan moral et financier de l’ASC, et à négocier notre prime d’assurance (nb de participants par activités).

Quand tenir l’AG
– Nominalement en janvier ou février de la nouvelle année.
– En décembre ou avant si les activités et les comptes sont déjà clos (exemple : Ski nautique, Raid).

Qui doit participer
– D’une part les adhérents de la section, et eux seuls.
– D’autre part, et selon sa volonté, le CD qui peut être représenté par un ou plusieurs de ses membres (si la section demande explicitement cette présence, un membre du CD tâchera de venir).

Préparation et convocation
– Convoquer chaque adhérent et le CD au moins 15 j calendaires avant la réunion
Pour cela, sauf exception justifiée, utiliser la fonction de Publipostage du site des Adhésions.
– La convocation doit :
a) préciser les informations requises (lieu, date, heure,  objet, ordre du jour…).
b) fournir un formulaire de procuration (qui, pour quoi, quand car la procuration est donnée pour une date précise).
Remarques :
– Les salles de réunion de la DCT sont utilisables entre 12h et 14h, certaines offrent la vidéo.
– Pour certaines sections, tenir l’AG en début ou fin d’un entrainement (sur le terrain de foot ou le dojo) peut être un bon choix pour avoir plus de participants.
– Le Règlement Intérieur de la section peut compléter les dispositions générales de l’ASC concernant l’AG (l’organisation, les votes, les procurations, l’ordre du jour…).
– Exemple de convocation.

Ordre du jour minimum
– Bilan moral (activités faites, réussites et échecs, difficultés…) et vote du quitus au président.
– Bilan financier (recettes, dépenses, bilan), et vote du quitus au trésorier.
– Perspectives pour la nouvelle année (activités et budget), avec vote.
– Renouvellement du bureau, avec vote.
La section pourra ajouter tout sujet utile, par exemple :
– Révision du Règlement Intérieur.
– Prévision d’investissement à long terme.
– Autres points selon besoin (eg à la demande des membres ou du CD).

Tenue de l’AG
– Enregistrer l’identité des participants et des représentés par pouvoirs.
– Il n’y a pas de quorum pour tenir une AG (sauf exigence du RI de la section).
– Pour chacun des 4 points obligatoires de l’ordre du jour :
. exposer le point de vue du bureau,
. permettre à chacun de poser des questions et de s’exprimer sur la vie de la section, les difficultés vécues, les améliorations souhaitables…
. procéder aux votes et noter qui est contre et pourquoi.

Compte rendu
1/ Produire un CR dans les jours qui suivent l’AG. Le CR doit :
– Identifier la date, le lieu, les participants et ceux ayant donné procuration.
– Présenter le Bilan Moral s’il n’est pas annexé, et le résultat du vote.
Le bilan doit résumer les activités faites et le nombre de participants pour chacune, et le nombre total d’adhérents. Le cas échéant il rappelle les difficultés rencontrées, et explique les changements ou les variations fortes par rapport aux exercices précédents.
– Présenter le Bilan Financier s’il n’est pas annexé, et le résultat du vote.
Le bilan doit résumer : l’origine et le montant des recettes, les totaux des dépenses selon les ventilations pertinentes par rapport aux activités, le résultat de l’exercice (Recettes – Dépenses), et le solde bancaire au 31/12. Il peut montrer le prix de revient des activités les plus représentatives ou d’une activité exceptionnelle. Il explique les changements et variations fortes par rapport aux exercices précédents.
– Présenter les prévisions d’activité, au moins en termes de continuité ou de changements, les budgets associés, et les éventuels débats.
– Préciser pour chaque vote, s’il y a des oppositions , et dans ce cas, qui est contre et pourquoi.
2/ Le diffuser aux participants et au CD, et/ou le rendre disponible sur le site de la section (format PDF de préférence).
Remarques :
– La section peut utiliser et adapter le modèle de CR d’AG proposé par le CD.
– Il peut être plus facile de préparer le CR avant l’AG, et de le finaliser en cours d’AG.

Rappels utiles
– Nos statuts prévoient un président et un trésorier distincts.
– Le Règlement Intérieur  de l’ASC conseille un changement de fonction au moins tous les 4 ans.
– Le RI de la section peut être discuté en AG, mais c’est le bureau de la section et le CD qui le finalisent.
– La préparation du budget doit tenir compte de la règle de participation ASC de 30 % et des adhérents de 70 % sur les activités subventionnées, ainsi que des règles liées à la participation aux transports des sorties de section.

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Historique des évolutions :
2017/01/29 : mise en relief du texte et ajout de détails.
2016/02/01 : précisions sur l’intérêt des AG et sur les bilans moral et financier.
2016/01/24 : suppression de l’obligation de réserver la date en accord avec le CD, et ajout des exigences minimales concernant le CR.
2012/11/26 : version initiale.