Ed. 01/02/2023

But
Examiner le fonctionnement de la section : bilan de l’année écoulée (activités, effectifs, comptes…), difficultés de fonctionnement, prévisions pour la nouvelle année, changements d’orientation souhaitables…

Pourquoi
Assurer le bon fonctionnement de l’association et de la section (aspects préventifs et correctifs, et orientations éventuelles).

Qui
– Quelques membres du CD.
– Les principaux responsables de la section : président, trésorier, secrétaire, représentant de chaque activité notable.

Quand
De mi janvier à début mars, pendant 45 minutes – 1 heure.
Forcément après la tenue de l’AG de la section (qui en examine le bilan moral et les comptes) et la publication du CR d’AG.
La date est fixée par les correspondants section du CD.
La rencontre peut se faire dans n’importe quelle salle de réunion, le midi ou le soir. Au CST, les salles Galois N226 et N250 sont très souvent libres le midi. En zone sud, la salle CD est réservable et quasiment tout le temps libre midi et soir.

Préparation
Transmettre par mail au CD+correspondants section au moins 1 semaine avant la rencontre :
– Le CR de l’AG (il doit comporter les éléments importants de l’activité écoulée et ceux prévus l’année suivante concernant l’activité et ses comptes, ainsi que l’approbation du bilan moral et financier ou les auteurs et raisons des éventuels désaccords).
– Le livre de comptes clôturé au 31 décembre (impérativement dans la version millésimée applicable à l’exercice concerné).
– les relevés bancaires de l’année écoulée (1 PDF global contenant tous les RB par ordre chronologique, ou 1 fichier ZIP contenant les RB de l’exercice clos ayant pour nom, ou préfixe de nom, le n° du RB).
– Les pièces comptables sous la forme d’un fichier archive pour l’année, ou de n fichiers dont le nom doit être, ou doit commencer par, l’identifiant de la PC noté dans le n° d’Opération du journal.
– La demande budgétaire pour la nouvelle année : feuille spéciale du fichier des gestion (incluant le livre de comptes).
– L’inventaire (fichiers spécifiques ou feuilles dédiées du fichier de gestion, contenant l’inventaire des biens matériels et immatériels de la section).
– Contribution au bilan moral de l’ASC : un texte de 6 à 20 lignes résumant l’activité conduite par la section durant l’exercice et  l’effectif concerné, l’illustrant si utile d’une photo (< 60 ko) rappelant un évènement fort de l’année écoulée ou caractérisant l’activité type de la section, un mot sur l’année qui commence.

Tenue de la réunion
* Etre à l’heure.
* La section apporte :
– Nécessairement la totalité des PJ (pièces justificatives) de la comptabilité de l’exercice écoulé (typiquement les factures originales et les relevés bancaires, les suivi de variations d’avoir ou de stock, etc.).
– Eventuellement une copie papier de tout ou partie des éléments suivants :
. Fiche synoptique ; CR d’AG ; Inventaire ; Demande budgétaire
. Livre de compte et état budgétaire (journal, suivi et bilan budgétaire).
* La section présente de manière concise les points majeurs concernant :
– Le bilan moral et financier de l’exercice (réussites et échecs), l’effectif, les difficultés rencontrées, les besoins d’aide…
– Les prévisions pour l’année qui s’ouvre (en particulier les changements et les manifestations exceptionnelles…).
– Les demandes budgétaires correspondantes (précises, justifiées, priorisées si utile).
* Le CD examine l’activité, ses conditions, la gestion financière, les besoins ; il fait part de ses remarques, affecte des actions, prend des notes archivées au sein du CD pour rendre compte à toute requête et servir à définir la dotation budgétaire.
* Pendant la rencontre, des actions peuvent être prises côté CD et section. Certaines actions peuvent nécessiter une relivraison de tout ou partie des éléments fournis par la section. Cette relivraison devrait alors se faire impérativement avant l’arbitrage du budget ASC.

Historique des évolutions de la page
– 2023/02/01 : prise en compte de la nouvelle organisation du CD pour les rencontres + suppression de la liste des adhérents.
– 2018/01/13 : modification des heures des rencontres, le soir c’est exceptionnel.
– 2017/02/22 : les pièces comptables 2017 doivent être transmises.
– 2016.01.20 : précision sur la participation au bilan moral de l’ASC, et le pourquoi des rencontres.
– 2015.01.13 : précision sur le but des rencontres, et ajout du nécessaire respect de la version applicable du livre de compte.
– 2014.01.08 : ajout des créneaux habituels, précisions sur le rôle du CD.
– 2013.01.21 : ajout de la salle usuelle.