Ed. 1 du 30.06.2013 – Cette page fait partie du RI de l’ASC.

Principes

1. La réservation est approuvée et planifiée par le CD.

2. La réservation concerne tous les créneaux horaires d’utilisation, tous les jours de l’année.

3. Pas de réservations multiples ou plus de  2 mois à l’avance.

4. La réservation d’un créneau donné est accordée au premier demandeur.
Exceptions :
– Si 2 demandes sont faites pour le même créneau alors que celui-ci est encore déclaré libre sur le site, le CD pourra demander aux sections concernées de s’entendre, ou pourra décider lui-même de la réservation qu’il mettra en ligne.
– Pour de petites sections, une cohabitation d’usage du barbecue est acceptable  avec l’accord explicite de leur bureau par mail auprès de l’adresse de réservation.
– Si le CD accorde exceptionnellement un droit d’utilisation ponctuel pour une activité non ASC, le créneau peut être préempté par lui pour une activité ASC (sauf dans les 10 jours calendaires précédant l’évènement).

Processus d’autorisation ou de refus

1- Demande d’autorisation au CD respectant les conditions suivantes :
Préavis : supérieur à 1 mois en cas de participation de non membres ASC, 8 j calendaires sinon (gestion par des bénévoles et non un service réactif).
Forme : un courriel envoyé à reservations@asc-cnes.asso.fr en mettant en copie les principaux organisateurs et Comite-directeur.ASC@cnes.fr.
Contenu : préciser au minimum les informations suivantes :
– noms et coordonnées des organisateurs (+ n° ASC),
– section(s) organisatrice(s),
– objet de la réservation souhaitée (justification et la nature des activités prévues),
– locaux et moyens ASC qui seraient utilisés,
– autres moyens apportés par les participants,
– date et créneau horaire souhaités,
– nombre de participants prévus (ou fourchette assez précise).
Engagement : l’émission d’une demande conforme vaut acceptation des règles générales publiées ci-avant et de l’ensemble du Règlement Intérieur de l’ ASC.
Toute demande non conforme pourra être ignorée du CD, ce qui équivaudra à un refus.

2- Autorisation explicite ou refus implicite du CD par retour de mail au demandeur, avec copie aux personnes qui l’étaient dans la demande.
L’autorisation peut être conditionnée à des conditions particulières.
La demande d’autorisation valant acceptation des conditions indiquées ci-avant, seules les conditions particulières supplémentaires sont indiquées.
L’absence de réponse n’est pas une autorisation : sauf complément, elle vaut refus.

3- Acceptation explicite des organisateurs de la réponse du CD quand celle-ci indique des conditions particulières.
L’absence de ce retour est considéré comme une annulation de la demande et vaut interdiction de la tenue manifestation envisagée.

Responsabilités du demandeur

1. Avant de faire une demande, vérifier que :
– l’activité prévue sera conforme à la capacité d’accueil, à l’équipement et la disposition des lieux, aux règles à respecter…
– la date et le créneau horaire souhaités sont compatibles avec les réservations déjà faites.
2. Demander la réservation en respectant les règles édictées.
3. Vérifier que la réservation a bien été portée sur le site ou répondre aux conditions du CD.
4. Informer les futurs participants des règles d’utilisation et vérifier leur compréhension.
5. Informer la réservation si l’activité prévue n’aura pas lieu.

Compléments pour le CD