Ed. 12/01/2017
Cette page constitue un complément au Règlement Intérieur de l’ASC

1 – Règles générales

L’acte d’achat ainsi que son objet sont explicitement approuvés par le bureau responsable.

Un équipement ne peut être acheté et installé que s’il permet de respecter les règles de sécurités relative aux ERP et aux activités concernées.
Ceci doit être demandé lors du devis, et le certificat de conformité doit faire partie de la livraison.

Le paiement est approuvé par le trésorier responsable, en respectant les règles applicables (en particulier celles édictées dans la page Règles comptables.

2 – Différents modes possibles

2.1  Achat sur étagère : la section vérifie l’adéquation de l’achat à son activité, son public et ses capacités de financement, et n’a pas d’autre formalisme à respecter que celui des règles comptables applicables au sein de l’ASC.

2.2  Achat d’une prestation ou d’un équipement spécifique

a) Pour les cas ponctuels, peu chers et sans risques notables, il n’est pas nécessaire d’établir un contrat : un devis précisant clairement ce qui est proposé (quoi, quand, quel prix…), et accepté avant prestation (signé ; double scanné conservé par la section) puis la facture suffisent. Pour les dépenses dans ce cas de non risque, et inférieures à 150 €, le devis n’est pas requis (mais la section est en droit de le demander).
La section pourra aussi recourir à un « protocole d’accord » avec le fournisseur reprenant le fond du chapitre 2 mais en simplifiant la forme (pas d’appel d’offre, pas de devis…).

b) Si l’achat est coûteux ou qu’il faut respecter des exigences spécifiques (eg règles applicables aux ERP) ou faire face à des risques sensibles (coût, délai, performance, pérennité…), il faut assurer un contrat clair entre les 2 parties en appliquant le mode contractuel du chapitre 3.

2.3 Remboursements des frais d’un bénévole

Voir page dédiée.

3 – Le processus d’achat spécifique

 1. Expression du besoin
– La section établit un Cahier des Charges qui précise le service attendu (mission, tâches, lieu, moyens…), ses aspects temporel (période, jours, heures…) et financiers (calcul du coût, conditions de paiement…), et toute exigences utiles (notamment le respect des règles de sécurité applicables  aux ERP de notre classification).
Le CD peut donner un exemple de CdC.
– Il est daté et signé du président de la section (la date peut tenir lieu de version).
– Il est envoyé par courriel à un ou plusieurs prestataires possibles (CD en copie).
Remarque : il est impératif que le CdC précise bien ce qui est attendu, car ensuite en aucun cas l’ASC ne devra donner des directives concernant la réalisation.

2. Devis
Tout prestataire potentiel transmet un devis (sauf si somme < 150 € et qu’il n’y a pas d’exigence sécuritaire) indiquant :

• la date du devis ;
• le nom et l’adresse de la société émettrice ;
• le nom du client (ASC-CNES-CST / section xyz);
• la description de la prestation ;
• le fait qu’il répond entièrement (par défaut) ou partiellement (dans ce cas préciser les écarts) au Cahier des Charges référencé ou joint surchargé de son acceptation et visa ;
• la date de début et la durée estimés des travaux, avec le décompte détaillé de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire  ;
• le prix de la main d’œuvre ;
• les éventuels frais de déplacement ;
• la somme globale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
• conformité aux exigences ERP de notre classification (si besoin).
• autres infos utiles (durée de validité de l’offre, obligations de l’ASC…).

Le devis est en principe gratuit, mais peut être payant en cas de déplacement et/ou d’études approfondies préalables de la situation.
Il engage l’ASC à partir du moment où elle aura apposé sa signature au bas du contrat avec la mention « Bon pour travaux ».

3. Choix de la prestation

La section choisit un prestataire (respect du cahier des charges, prix, qualification de l’intervenant…) et :
– archive le devis accepté s’il s’agit d’une prestation par une microentreprise (ce point est essentiel pour se prémunir de tout problème avec l’intervenant ou l’URSSAF qui pourrait faire requalifier le contrat de prestation en CDI).
– lui signifie par courriel (en rappelant le Cahier des Charges à respecter si le devis n’est pas explicite) : le contrat entre les 2 parties doit être clair en ce qui concerne les parties en lice et les exigences à respecter (nature de la prestation, lieu, délais/période, prix, conditions d’assurance, garantie…).

4. Réalisation
– Le prestataire retenu réalise le produit ou la prestation commandé, conformément au CdC et au devis s’il contient des compléments ou différences.
– L’ASC ou la section doit vérifier la bonne application du contrat (ni plus, ni moins) :
a) livraison de la documentation attendue (eg certificat de garantie vs ERP)
b) pose des équipements prévus, évacuation des déchets, etc.
Si la prestation ou sa facture n’est pas correcte, un responsable ASC envoie rapidement un courriel pour le signifier à l’autre partie (+ copie au CD) pour obtenir correction ou un arrangement à l’amiable. En cas de non réponse rapide, envoyer un courrier formel (lettre avec accusé réception).

5. Facturation et paiement
– L’intervenant envoie une facture en fin de prestation, ou des factures intermédiaires pour les prestations de longue durée (périodicité convenue avec l’ASC).
– Le trésorier de la section paie la prestation à réception de la facture sur le compte bancaire de la section et procède comme pour tout achat :
a) note le paiement dans le journal en indiquant un n° d’opération, le prestataire et le n° de facture,
b) il indique sur la facture le n° d’opération, la date et le mode de paiement, et l’archive dans le  dossier des pièces comptables.

3 – Règles complémentaires

1. Le cahier des charges (CdC)
Forme : libre, mais sur papier à en-tête ou footer ASC (avec n° de SIRET) ; une page A4 suffit généralement.
Dans certains cas, un échange de mail pourra suffire (eg acceptation des conditions incluses).
Fond : il définit la très précisément la prestation et les critères qui permettront d’accepter ou de refuser celle-ci ou sa facturation (sa précision évitera ensuite tout désaccord d’interprétation).
Exemple de Cahier des Charges : voir le modèle disponible au CD (à adapter au besoin).

2. Le recours à un animateur

L’ASC n’ayant plus de salarié (législation trop lourde à suivre), toute section peut recourir aux prestations d’un animateur aux conditions suivantes :

1/ Elle doit diffuser un appel d’offre, archiver les réponses, et établir un contrat de prestation.
Ceci afin d’éviter que la relation ASC-Animateur puisse être requalifiée par la justice en contrat de travail. Ce faisant, le  contrat (devis signé ou document spécifique cosigné) doit indiquer :
– la prestation précise attendue, limitée dans le temps et l’espace (reprendre ou référencer le CdC).
– la totale absence de subordination de l’intervenant à l’ASC dans le cadre de la réalisation (en particulier, lors de la réalisation il ne devra y avoir aucune directives ASC, et l’intervenant aura totale liberté méthodologique et pédagogique dans son cours, aucune obligation de participer à des réunions, et aucun compte-rendu d’activités à fournir).
– l’interdiction de représenter l’ASC de quelque manière que ce soit.

2/ L’animateur peut être :
– bénévole : il n’a pas d’obligation de diplôme et peut se faire rembourser les frais liés à son animation (lesquels doivent être dûment justifiés, contrôlés par le trésorier ou le président de la section, archivés).
– professionnel : il perçoit des honoraires, et il doit posséder un diplôme d’état ou un certificat de qualification à finalité professionnelle correspondant à l’activité (enregistré au RNCP), et être immatriculé au titre de son activité auprès d’un organisme d’affiliation (RCS, Urssaf…) auquel il pourra être déclaré par exemple en tant qu’auto-entrepreneur.

3/ La section peut librement contractualiser avec l’animateur de son choix (via sa microentreprise), ou demander la mise à disposition d’animateur(s) dans de nombreuses disciplines auprès des associations GESL et PSA31 qui agissent en qualité de groupement d’employeurs et auxquelles l’ASC adhère.
La convention de mise à disposition est signée par le président de la section dès lors qu’il respecte les règles de délégations précisées dans la page « Responsabilités : infos pratiques« .

3. Facturation et paiement
– La facturation peut se faire ponctuellement (en fin de prestation quand elle est courte) ou périodiquement (rythme mensuel ou trimestriel pour les prestations longues).
– La facture sera payée par la section dès que son contrôle (effectué à réception) aura confirmé :
. la validité juridique de la facture (sinon renvoi immédiat de la facture pour mise en conformité).
. le respect du contrat entre la section et l’autre partie (eg volume et montant de prestation).

4. Validité juridique d’une facture
Pour être juridiquement valide, une facture doit présenter au minimum les éléments suivant :
a) identification claire de l’organisme émetteur (papier à en-tête ou cachet) :
– nom
– adresse,
– n° d’enregistrement (typiquement n° SIREN, et de RCS si inscrit au registre du commerce et des sociétés).
b) numéro de facture permettant de l’identifier de manière directe et unique dans l’organisme (eg YYnnn).
c) date de la facture.
d) identification correcte de la section concernée (« ASC-CNES-CST/Section X » équivalant au nom du client + son adresse).
e) dates des prestations (services ou vente).
f) description des prestations effectuées (lesquelles selon le CdCF ou le contrat s’il en prévoit de plusieurs natures).
g) indications liées aux coûts :
– prix unitaire de tous services ou biens.
            . éventuellement, pour mémoire : 1) rabais, remises, ristournes accordés. 2) conditions d’escompte.
            . date d’exigibilité (éventuellement, pour mémoire, le taux des pénalités exigibles dès le lendemain).
– le montant total à payer (normalement en euros TTC).
– pour les microentreprises, la mention « TVA non applicable, en application de l’article 293 B du CGI ».

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Historique des évolutions
2017.02.27 : déport des Notes de frais dans une page dédiée.
2017.01.12 : rappel sur nos obligations en tant qu’ERP.
2016.11.21 : précisions sur les devis.
2016.10.13 : ajout de précisions pour bien encadrer le recours aux microentreprises.
2016.05.11 : ajout du § Remboursements des frais d’un bénévole
2016.01.22 : élargissement le l’autonomie section + quelques précisions.
2015.10.26 : précision sur la convention de mise à disposition (signature, transmission).
2015.05.19 : ajout au chapitre 3 du paragraphe « Recours à un animateur ».
2015.01.21 : améliorations mineures (€ TTC, orthographe, mise en forme)
2013/11/08 : version initiale.