Ed. 06.05.2016 – Cette page fait partie du RI de l’ASC.

1. Respect des exigences légales

– L’ASC, et donc chacune de ses sections, est soumise à des contraintes légales visant notamment à comptabiliser et justifier ses dépenses et recettes. Cela peut se résumer par 3 règles fondamentales :
a) Toutes les opérations d’encaissement / décaissement sont enregistrées et doivent être justifiées par des Pièces Comptables elle-mêmes enregistrées.
b) Toutes les écritures doivent être passées régulièrement de manière chronologique, tout retour en arrière étant interdit, les éventuelles erreurs étant, non pas effacées, mais annulées par des écritures de sens contraire.
c) Le bilan et le contrôle sont faits annuellement sur une période fixe, appelée exercice comptable.

– La gestion des activités et des comptes est décentralisées au sein de sections ; chacune tient ses comptes à l’aide d’un Fichier de Gestion standard et de son propre compte en banque, sous le contrôle par échantillonnage du CD.

– L’ASC fait appel à un expert comptable pour consolider les comptes des sections et du CD, et établir le compte de résultat et le bilan de l’association conformément aux règles comptables.

– L’ASC n’est pas autorisée à faire du commerce : les ventes qu’elle peut faire (hors liquidation) s’adressent à ses seuls adhérents (typiquement vente de stocks d’achats groupés).

2. Notre processus comptable

– Notre exercice comptable porte sur l’année civile.
L’ASC et chacune de ses sections doivent donc suivre et faire le bilan de ses dépenses et recettes par année civile et non par année sportive ou scolaire (mais chaque section est libre de faire en plus un bilan par année sportive si cela présente un intérêt pour elle).

– Les comptes sont donc clos au 31 décembre de chaque année. L’idéal est de payer les factures et d’encaisser les chèques avant le 20 décembre (sinon certains trésoriers néophytes commettront des erreurs faisant ultérieurement perdre du temps à beaucoup de monde lors de l’exercice suivant).

– Dans les semaines suivantes, la section doit transmettre au CD la copie de ses comptes : Fichier de Gestion, Relevés Bancaires (1 PDF ou 1 ZIP), scan des Pièces Comptables (1 PDF : les originaux restent archivés à la section).

– Le CD les contrôle puis les remet à l’Expert-Comptable qui établit ensuite le Compte de Résultat et le Bilan de l’ASC.

– Le Bilan Financier (Bilan comptable et Compte de résultat) sont présentés en AG de l’ASC : le quitus de gestion peut alors être donné (ou non) par les adhérents.

– Le recours à un Expert-Comptable donne l’assurance à l’ASC qu’elle respecte les obligations légales, et aux tiers que les comptes de l’ASC sont corrects et permettent de voir l’usage des fonds.

3. Le Fichier de Gestion

Pour aider les trésoriers de section à remplir leurs obligations, il a été mis en place un Fichier de Gestion standard à utiliser par chaque section.
Ce fichier permet également de cadrer et d’uniformiser la gestion sur l’ensemble de l’association, alors qu’elle est fortement décentralisée au sein de chaque section.

Il apporte peu de contraintes mais facilite la gestion ; en particulier il permet de tenir à jour le journal des recettes et dépenses, en notant la référence des pièces comptables et ainsi que les imputations, puis d’avoir une consolidation, afin de donner en permanence un état de la situation et d’établir enfin, automatiquement, un mini compte de résultat de l’exercice, et de permettre un rapprochement avec le solde bancaire.
Que sa structure d’accueil et de calcul soit améliorée ou non, il est toujours millésimé, puis diffusé par le CD au plus tard en début du nouvel exercice comptable.

Son utilisation est obligatoire, en utilisant le bon millésime, et en respectant ses règles d’utilisation.
Sa structure est protégée pour éviter les erreurs et garantir la validité des chiffres vis-à-vis de l’Expert-comptable.
Pour plus d’informations, voir la page « Présentation du fichier de gestion« .

4. Gestion du compte en banque
– Chaque section dispose d’un compte en banque propre. C’est un compte professionnel qui engage pénalement ses détenteurs (typiquement le président et le trésorier de la section).
– Le compte ne doit jamais être dans le rouge car il n’y a aucun vase communiquant avec les autres comptes de l’ASC. Si le trésorier ne tarde pas à encaisser les chèques reçus et qu’il tient à jour chaque semaine le journal des dépenses et recettes, le risque sera faible, car le journal lui indique alors un solde minimum crédible.
– Le détenteur du compte peut demander à la banque de lui envoyer un avis quand le compte descend en dessous d’un seuil de son choix (service gratuit).
– Pour plus d’infos, voir les Informations sur les comptes bancaires.

5. Recevabilité et traçabilité
Toute recette ou dépense d’une section doit être :

1- Justifiée par une pièce comptable valide (sinon le trésorier doit refuser l’opération), c’est à dire qui précise :
* qui facture qui ; exemple pour une facture entrainant un débit :
nom, adresse et N° SIRET de l’organisme qui facture (le n° de facture est obligatoire),
identification de l’ASC-CNES-CST/section xyz en tant que client,
* quand et quoi (nécessité d’une caractérisation non ambigüe des produits ou services fournis),
* combien (montant explicite en euros TTC).
* toute autre information utile (part de la TVA, modalités de paiement…).
Ceci est aussi valable pour le remboursement d’une dépense engagée par un adhérent pour l’ASC ou une section. L’intéressé doit présenter une demande de remboursement datée et signée donnant les informations attendues (=> Je, soussigné…, certifie avoir dépensé… € le JJ/MM/AA pour le compte de l’ASC-CNES/[section…], afin de…. [cette somme se décompose…] ; daté et signé).

2-Enregistrée dans le registre des dépenses et recettes (onglet « Journal » du Fichier de Gestion). A cette fin le trésorier doit :
– identifier l’opération en lui affectant un n° d’identification (n° d’enregistrement de la pièce comptable).
– imputer correctement l’opération en Débit ou Crédit, et sur le bon compte budgétaire.

3- Tracée –  Le n° d’identification est reporté sur la pièce comptable et sert d’ordre de classement de celle-ci.
Ainsi il possible de faire correspondre à une opértion comptable une pièce comptable, et réciproquement.

6. Archivage et audit des pièces justificatives
1. Les pièces justifiant les recettes et dépenses doivent être conservées par la section un certain délai à partir de la clôture de l’exercice :
– 5 ans pour les talons de chèques et les Relevés Bancaires.
– 10 ans pour le reste (journal, bilan, inventaire, bons de commande /livraison / réception, factures client /fournisseur…).
2. Ces pièces sont à présenter à toute injonction du CD ou d’un tiers autorisé pour cela.
3. Celles de l’exercice précédent sont systématiquement auditées par le CD lors de la rencontre annuelle en début d’année.

7. Rappel de l’intérêt d’un comptabilité
– Déterminer les résultats comptables de la section ou de l’association.
– Connaître ses disponibilités financières.
– Comparer les prévisions et les réalisations.
– Justifier les recettes et les dépenses.
– Donner une information claire et correcte aux adhérents et aux tiers.

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Historique des mises à jour :
– 2016.05.06 : précisions sur les exigences légales.
– 2016.01.22 : précisions sur la gestion de l’ASC, fusion de 2 chapitres, clarification du n° d’opération.
– 2015.01.20 : corrections mineures et précision du rôle de l’expert-comptable.
– 2014.04.27 : version initiale issue de la page « Règles comptables et budgétaires ».