Ed. 27/02/2017

Le trésorier doit enregistrer dans le journal du Fichier de Gestion, au quotidien (ou hebdomadairement ou au pire mensuellement), de manière chronologique, toutes les dépenses et recettes de la section (aucun arrondi dans les montants : obligation légale).

Pour chaque entrée ou sortie d’argent, il enregistre une ligne nouvelle (éventuellement plusieurs dans des cas très particuliers) en indiquant les informations attendues et celles qui lui faciliteront sa gestion.

Les dépenses et recettes qui ne relèvent pas de l’objet de la section n’ont pas à être financées par la section et n’ont donc pas à apparaître dans ce fichier. Il peut arriver néanmoins que dans le cadre d’une activité collective, un achat, entièrement financé par les adhérents, soit réservé et/ou payé par la section (hébergement, licences…). Ce cas doit être rare, et clairement justifié dans le journal (utilisation de la colonne commentaire).

1 – Rôle typique des colonnes

Date : date de la recette ou de la dépense qui impacte les comptes de la section.
– Il est conseillé d’enregistrer une dépense certaine dès qu’elle est engagée (et non quand elle est constatée sur le compte en banque).
Exemple d’un paiement par chèque. Celui-ci pourra prendre 1 j ou 1 an pour être encaissé ; tant qu’il n’est pas encaissé, la section a l’équivalent d’une dette qu’il vaut mieux enregistrer pour diminuer d’autant son disponible afin d’éviter de lancer de nouveaux achats sans en avoir ensuite les moyens.
– Il peut être avisé d’enregistrer une recette sûre dès sa connaissance, et donc avant de l’encaisser, mais en portant une valeur nulle tant qu’elle n’est pas encaissée (exemple d’une Demande de Fonds au CD dont on portera le montant demandé en commentaire, et le montant réel en crédit le moment venu).

PC (N° de Pièce comptable) :
– Pour chaque ligne du journal, indiquer le N° chronologique donné par le trésorier pour identifier l’opération comptable et la pièce comptable justifiant le montant et la régularité de cette opération  (facture, note de frais, retour de demande de fonds, etc.).
– C’est un N° unique dans la colonne (par exemple 2017-33), sauf dans les rares cas où :
a) une opération est décomposée en plusieurs lignes, par exemple pour ventiler une dépense ou recette sur plusieurs budgets ou plusieurs tiers.
b) une opération est fictive : elle n’est là que pour faire apparaître une participation adhérent ne transitant pas par le compte bancaire de la section.
– Les pièces comptables doivent être scannées et archivées : le nom du fichier commence par le n° de PC (éventuellement précédé de l’année) ; il peut-être suivi par toute autre information.
– Il y a bijection entre une opération du journal et le fichier de justification.
– Avant de scanner une facture, y noter quand et comment elle a été payée : exemple « Payé le… par Chèque ou Virement n° nnnnn« ).
– Normalement la section a une numérotation unique par exercice (ex : 2017/1, 2017/2…) , mais elle peut adopter une numérotation continuant d’une année sur l’autre si elle a peu d’écritures par an.

Objet de la dépense ou de la recette.
Indique la nature du produit ou service acheté (cours de danse, maillots, réparation d’un équipement, licences…) ou vendu (raquettes, Green Fees…), du transport effectué (sortie à Banyuls…), etc.
Dans le cadre de dépenses associées à un événement ou une activité particulière de la section, préfixer par son nom.

Tiers : identification de la personne physique ou morale (CD, Sté xyz, Mr X…) destinatrice de la dépense ou source de la recette.
S’il s’agit d’un petit groupe de membres, on pourra les lister en commentaire ; s’il s’agit d’un grand groupe, ils devront être identifiés dans la pièce comptable ou tout autre moyen fiable et pérenne.

RB : n° du relevé bancaire sur lequel le flux financier est constaté dans le compte en banque (n° visible en haut et à droite du relevé). Tant que le n° n’est pas connu, laisser la cellule vide (ou indiquer SO ou N/A si l’on enregistre une ligne n’impactant pas directement le compte en banque).

Ventilation : budget impacté par le flux financier (subvention ou dépense de fonctionnement ou de transport, achat ou vente de stock, subvention ou dépense d’investissement, etc.).

Activité : colonne d’usage facultatif pour affecter l’opération à une activité afin d’avoir un suivi analytique automatique de tout ou partie des activités de la section (sous-activité, voyage, événement…).
NB: il faut nommer les activités à suivre dans la feuille « Activités ».

Débit : montant exact d’une dépense (en euros TTC).
Crédit : montant exact d’une recette (en euros TTC).
Règle : le montant doit être une valeur positive.
Exception  : correction d’une opération (débit ou crédit) indue.
Exemple : j’ai fait un chèque indu, il a été encaissé, on me rembourse ; pour ne pas augmenter artificiellement les débits et crédits, je passe le remboursement en débit (éventuellement avec le même n° de Pièce Comptable si je peux l’enrichir), mais avec un montant négatif qui annule bien le montant de l’opération.

Solde : le fichier calcule et indique automatiquement quel sera le montant du compte bancaire quand tous les enregistrements effectués auront effectivement impacté le compte en banque. Attention, certains trésoriers tardent à encaisser les participations des adhérents, et se retrouvent avec une solde positif dans le fichier et un compte bancaire en déficit (ce qui est interdit, et a failli se conclure par une interdiction bancaire au niveau national pour l’un d’eux et le président, copropriétaire du compte).

Référence : colonne d’utilisation facultative permettant de noter une référence susceptible d’être recherchée pour trouver une opération.
La référence peut dont porter sur un identifiant propre au fournisseur (N° de facture), au moyen de paiement (n° de chèque : C nnn ; LIQ pour liquide ; virement bancaire : VIR nnn ou DF nnn pour un virement suite à demande de fonds au CD), au produit acheté (P/N + N° de série si possible), etc.
Les références longues ou secondaires seront plutôt indiquées dans le commentaire.

Commentaires : permet de noter toutes informations utiles pour préciser ou justifier la ligne. Par exemple :
– PROVISION pour une écriture dont le débit ou le crédit effectif tardera à venir.
– liste de personnes ou  identification d’un matériel acheté,
– justification de la décomposition d’une opération bancaire en plusieurs lignes (obligatoire quand un débit ou crédit enregistré sur le compte bancaire est éclaté en plusieurs lignes dans le journal).
– etc.
NB : impossible d’écrire le symbole € => utiliser E ou euros.

2 – Remarques

Selon la ventilation utilisée, la cellule Débit ou Crédit de la ligne est grisée (il y a cependant un bug pour un achat de stock : donc malgré la cellule grisée, inscrire le montant d’achat dans la colonne Débit).

Les montants inscrits en débit ou crédit doivent être, sauf exception, positifs ou nuls, conformément aux règles comptable.
NB : le Fichier de Gestion permet d’entrer des chiffres négatifs pour corriger une erreur ou passer d’un budget à un autre un montant après autorisation du CD. Cette pratique n’est pas encouragée afin de faciliter les échanges avec notre expert-comptable, mais elle est acceptable pour un montant significatif dans les comptes, afin de suivre clairement les réaffectations réelles ou de ne pas altérer les ratios de gestion calculés ; dans ce cas la somme apparait une seconde fois avec un montant identique mais négatif (le commentaire peut suffire à justifier un transfert de budget CD sans avoir besoin d’archiver de mail, puisqu’il n’y a pas de flux financier mais seulement une réaffectation au sein des budgets).

Pour chaque ligne enregistrée, tous les champs doivent être remplis. Cependant :
* lorsque la justification d’une ligne est si triviale qu’elle est inutile, la cellule commentaire peut rester vide.
* l’usage des champs Débit et Crédit est exclusif (soit l’un soit l’autre, pas les deux, bien que le fichier permettent une saisie simultanée).

Le solde bancaire calculé par le fichier indique ce que devrait être le montant du compte bancaire, mais ne le garantit pas, ce qui peut induire le trésorier en erreur du fait des décalages temporels, voire des pertes (chèque obsolète), qu’il peut y avoir dans les débits et crédits (chèque non encaissé ou encaissé très tardivement, demande de fonds refusée…).

Une vigilance particulière doit être exercée lors des remises de chèques (montant et liste des chèques remis ; chaque mois nous constatons des erreurs sur l’ensemble de l’ASC, parfois sur des montants en centaine d’euros !).

Voir aussi la page Journal : traitement d’opérations particulières.

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Historique des modifications
2017/02/27 : ajout de la colonne Activité ; complément et déport des opérations particulières dans une page dédiée.
2017/02/09 : précision sur la n° des opérations et pièces comptables.
2016.05.05 : débit ou crédit négatif accepté sous condition.
2016.05.01 : n° d’opération = n° de Pièce Comptable ; les PC doivent être scannées.
2016.01.22 : précisions sur l’enregistrement (quand, n°…), les corrections, la décomposition en plusieurs lignes.
2015.02.02 : évolution du titre, et effort pédagogique sur les Avoirs.
2015.01.21 : améliorations mineures.
2014.04.27 : version initiale.